# CleverCloud — documentación completa > CleverCloud es el sistema operativo de un negocio pequeño en Latinoamérica: un Workspace donde el dueño instala solo las aplicaciones que de verdad usa. Un asistente —el Cerebro— hace tres preguntas sobre el negocio y propone qué instalar. Los datos no se duplican entre aplicaciones: cada una tiene un objeto central y las demás lo consultan. Cada aplicación gira alrededor de un objeto central. Ese objeto es lo que decide si una necesidad es una App nueva o una vista de una que ya existe: el mismo dato en otro estado —una venta cobrada, un préstamo liquidado— no es otra aplicación. Las **verticales** solo le sirven a un giro y se apoyan en las horizontales en vez de duplicarlas. Las **base** vienen siempre y no se eligen. Wiki para personas: https://workspace.clevercloud.app/ayuda # Solo para un giro específico ## Préstamos - id: `prestamos` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/prestamos - objeto central: el crédito — monto, tasa, plazo y tabla de pagos - giro: Préstamos y financiamiento - necesita: Clientes, ingresos ### La necesita quien - Presta dinero y cobra con interés - Cobra en parcialidades semanales, quincenales o mensuales - Necesita saber cuánto debe cada quien hoy y quién se atrasó - Lleva sus pagos en cuaderno o Excel y a veces los captura mal ### Lo que NO hace - No emite facturas fiscales; el comprobante de abono es un recibo, no un CFDI - No guarda los datos de las personas: eso vive en Clientes - No calcula interés sobre saldos insolutos, solo interés simple sobre el monto - No evalúa el riesgo ni decide a quién prestarle - No estima lo incobrable; un vencido sigue contando completo en la cartera ### Con qué se confunde - **Finanzas**: Ingresos registra dinero que entra por cualquier causa. Préstamos administra el crédito que lo genera, con su tasa y su plazo. Cada abono aquí crea un ingreso allá. - **Cobranza**: Cobranza no existe como App. Perseguir un cobro es una vista de Ingresos, no una aplicación aparte. ### Préstamos Administra los créditos que das: cuánto prestaste, a qué tasa, en cuántos pagos, y cuánto lleva abonado cada quien. Todo cuelga del **crédito**, no de la persona ni del pago suelto. Es lo único que tiene tasa, plazo y saldo, y por eso es de donde sale la respuesta que este negocio necesita cada mañana: quién debe cuánto hoy. #### Lo que resuelve **El saldo deja de depender de que alguien sume bien.** Cada crédito nace con su tabla de pagos, y cada abono se registra *contra* esa tabla. El saldo no se teclea: se calcula. **Los atrasos se ven antes de que sea tarde.** Con abonos semanales, quincenales y mensuales mezclados, saber quién se atrasó exige revisar préstamo por préstamo. Aquí sale solo, con los días de retraso. **Un pago mal capturado se corrige sin perder el rastro.** El abono equivocado no se borra: se anula, queda tachado con su fecha, y el nuevo lo reemplaza. El saldo se recalcula solo. #### Cómo se usa ##### Dar un préstamo **Nuevo préstamo** pide a quién, cuánto, a qué interés, en cuántos pagos y cada cuándo. Antes de guardar te dice **cuánto te va a pagar en total** y de a cuánto sale cada abono. En este negocio ese número es lo que se discute con el cliente, así que se ve antes de firmar y no después. Si la persona es nueva se crea al vuelo, y queda en la App de **Clientes**, no en una lista aparte. ##### Cobrar **Cobrar hoy** trae lo que vence hoy y lo que ya se pasó, con lo vencido primero. El monto de la cuota viene puesto y el método arranca en efectivo, que es lo que pasa nueve de cada diez veces. Cada abono registrado aquí **cae en Ingresos como cobrado**, sin que tengas que capturarlo dos veces. ##### Lo que Préstamos le cuenta a tus finanzas Prestar dinero **no es un gasto**: sale de tu caja pero no te hiciste más pobre, solo cambiaste efectivo por un derecho de cobro. Y cuando te pagan, el capital **no es ingreso**: es dinero que ya era tuyo regresando. Lo único que ganaste es el interés. Préstamos escribe las dos cosas solo: | Cuando pasa esto | Egresos ve | Ingresos ve | Tu utilidad | |---|---|---|---| | Das un préstamo de $10,000 | Salieron $10,000, marcado como *no es gasto* | — | No cambia | | Te abonan $1,100 | — | Entraron $1,100, de los cuales $100 son interés | **+$100** | Por eso en **Finanzas** ves dos números distintos: cuánto ganaste y cuánto dinero te queda. Prestando mucho puedes estar ganando y quedándote sin efectivo el mismo mes. ##### Corregir un pago En el préstamo, junto al abono, **Corregir**. Pide el monto correcto y el motivo. El anterior se queda tachado y visible: siempre se puede reconstruir qué se capturó, cuándo y quién lo cambió. #### Las secciones | Sección | Para qué | |---|---| | **Resumen** | Cuánto tienes en la calle, cuánto cobraste, cuánto está vencido y tu morosidad. Más los últimos préstamos dados. | | **Cobrar hoy** | A quién le toca hoy y quién se atrasó. | | **Cartera** | Todos los préstamos activos y el detalle de cada uno con su tabla de pagos. | | **Abonos** | Todo lo cobrado, incluidos los corregidos. | | **Liquidados** | Los que ya se pagaron completos. Es el historial que decide si le vuelves a prestar a alguien. | | **Ajustes** | La tasa, el plazo y la periodicidad con los que arranca cada préstamo nuevo. | #### Cómo se calcula el interés **Interés simple sobre el monto prestado.** La cuota es igual todas las veces y el total se conoce desde el primer día. Un préstamo de $15,000 al 10% en 12 pagos semanales: total $16,500, cuota $1,375. El redondeo se acumula en el último pago, para que lo cobrado coincida exactamente con lo pactado. #### Lo que todavía no hace - **Interés sobre saldos insolutos**, donde la cuota baja conforme abonas. - **Captura de firma**: hoy solo se marca que el crédito quedó firmado. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: activos; con pagos vencidos; ya liquidados; sin firmar. También puedes buscar por cliente o teléfono: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por cliente, del más grande al más chico, del que más debe al que menos, del más atrasado al menos. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Préstamos instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Habitaciones - id: `habitaciones` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/habitaciones - objeto central: el estado del cuarto - giro: Hoteles y hospedaje - necesita: Reservas ### La necesita quien - Tiene cuartos que se limpian entre un huésped y el siguiente - Pregunta varias veces al día cuáles están listos para entrar - Ya usa un gestor de reservas y no tiene nada para lo que pasa adentro - No tiene ningún sistema y lleva los cuartos en una libreta o en un pizarrón - La coordinación entre recepción y limpieza vive en la cabeza de una persona ### Lo que NO hace - No aparta cuartos ni lleva el calendario: eso es Reservas - No guarda al huésped ni su historial; la persona vive en Clientes - No cobra la estancia ni el consumo: eso vive en Ingresos - No lleva el inventario de shampoo, toallas ni cloro - No importa lo que ya vive en un gestor externo: hoy esas reservas se capturan aquí ### Con qué se confunde - **Reservas**: Reservas es dueña del calendario y del cupo: qué está apartado y para cuándo. Habitaciones es dueña del ESTADO del cuarto: si está limpio, ocupado o fuera de servicio. El cuarto es la misma unidad en las dos, no una copia. ### Habitaciones El estado de cada cuarto: tipo, piso, limpio, ocupado o en mantenimiento. #### Sirve igual con gestor de reservas y sin él Si el hotel **no tiene nada**, esto es todo lo que necesita: los cuartos se dan de alta aquí, se apartan en Reservas y se cobran en Ingresos, sin más sistemas. Si **ya usa un gestor** —CloudBeds y compañía—, tiene resuelto el centro (reservas, tarifas, canales) y vacío lo de alrededor: el dinero, los insumos, la operación interna, el equipo. Una industria estandarizada está llena en medio y vacía en los bordes, porque se estandariza lo que alguien vende como software y nadie vende software de los bordes. En los dos casos esta App es donde **aterriza el cuarto** para que todo lo demás tenga de dónde colgarse: el gasto de la 204, la tarea de mantenimiento del tercer piso, el turno de quien la dejó lista. Sin un cuarto al que referirse, todo eso queda suelto. Lo que hoy **no** hay es forma de traerse lo que ya vive en el otro gestor: esas reservas se capturan a mano. #### No duplica el cuarto: lo extiende El cuarto ya existe como unidad reservable en **Reservas**, igual que una cabaña o un salón. Aquí se le agrega lo que solo un hotel tiene: en qué piso está y si está listo para entrar. Por eso el huésped y la fecha de salida que aparecen en esta pantalla **no se guardan aquí**: se leen de Reservas en la misma consulta. Si se copiaran, el hotel tendría dos verdades sobre quién está en la 204, y a las tres semanas ninguna de las dos sería confiable. #### La lista de limpieza se llena sola Al registrar la salida de una reserva, el cuarto queda marcado como **por limpiar**. Nadie tiene que acordarse de venir a marcarlo. Es deliberado: lo que depende de que alguien se acuerde no pasa. La lista de camaristas nacería vacía todos los días y la App parecería inútil justo en lo único que se le pide de entrada. #### Cómo se usa 1. **Da de alta tus cuartos.** Número o nombre, tipo, piso, capacidad y tarifa. Queda listo para reservarse en el mismo momento: se crea también su unidad en Reservas, sin que haya que hacer nada más. 2. **Revisa "Por limpiar" en la mañana.** Es lo que dejó la noche anterior. 3. **Marca los cuartos conforme se atienden.** Queda firmado quién y cuándo. 4. **Saca de servicio lo que esté descompuesto.** Un cuarto en mantenimiento sigue existiendo y sigue apareciendo; simplemente se ve por qué no está. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: ocupados ahora; por limpiar; en mantenimiento. También puedes buscar por nombre de la unidad, tipo, piso o huésped: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por número o nombre, por tipo, por piso, de mayor a menor capacidad. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Habitaciones instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Pólizas - id: `polizas` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/polizas - objeto central: la póliza — aseguradora, ramo, número, prima, vigencia y la comisión que deja - giro: Agentes de seguros - necesita: Clientes, ingresos ### La necesita quien - Es agente de seguros o tiene una agencia - Coloca pólizas de varias aseguradoras - Vive de comisiones sobre la prima - Lleva sus renovaciones en Excel o en el calendario del teléfono - Se le pasan renovaciones y pierde clientes que llevaban años - No sabe qué comisiones ya le pagó la aseguradora y cuáles no ### Lo que NO hace - No cotiza con las aseguradoras ni se conecta a sus sistemas - No emite pólizas: registra las que ya emitió la compañía - No cobra la prima; la prima se la paga el cliente a la aseguradora - No administra siniestros todavía - No calcula comisiones escalonadas ni bonos de producción - No guarda los datos del asegurado: eso vive en Clientes - No guarda las carátulas: eso vive en Documentos ### Con qué se confunde - **Finanzas**: Ingresos es todo el dinero del negocio. Pólizas administra el contrato que lo genera, y escribe allá la COMISIÓN —no la prima—, porque la prima nunca fue dinero del agente. - **Prospectos**: Prospectos es el interesado que todavía no contrata. Pólizas es lo que quedó contratado. Colocar la póliza es lo que cierra el prospecto. - **Documentos**: Aquí viven los datos de la póliza —número, prima, vigencia—. La carátula en PDF y la identificación del asegurado viven en Documentos, colgadas de esta póliza. - **Pedidos**: Pedidos sirve a quien entrega producto. Un agente no entrega nada: lo que coloca es un contrato con vigencia, y eso es esta App. ### Pólizas Tu cartera: qué tienes colocado, con quién, cuánto te deja y —sobre todo— **qué se te cae y cuándo**. #### La prima no es tu dinero Es la decisión que ordena toda la App, y conviene tenerla clara desde el primer día: **el cliente le paga a la aseguradora, y tú cobras una comisión sobre esa prima.** Por eso lo que aparece en **Ingresos** es la comisión y no la prima. Si registráramos la prima, un agente con cuatro millones de cartera se vería facturando cuatro millones, y a fin de año tomaría decisiones —contratar, rentar oficina— sobre un número que nunca existió. | Cuando pasa esto | Ingresos ve | | --------------------------- | ---------------------------------------------- | | Capturas una póliza de $18,400 al 10% | $1,840 **por cobrar**, a nombre de la aseguradora | | La aseguradora te paga | Ese mismo renglón pasa a cobrado, desde Cobranza | | Cancelas la póliza | La comisión que no habías cobrado se retira | **Nace por cobrar y no cobrada**, porque la compañía paga semanas después de emitir. El día que colocas la póliza tienes un derecho de cobro, no efectivo, y decir que ya entró te haría creer que tienes un dinero que no tienes. Como aparece sola en **Cobranza**, la pregunta "¿qué comisiones no me han pagado?" se contesta sin revisar póliza por póliza. La comisión **no lleva cliente**, y es a propósito: la debe la aseguradora, no el asegurado. Colgarla del cliente haría que su ficha dijera que te debe dinero que nunca te iba a pagar él. #### Renovaciones no es otra App Es esta misma cartera **mirada por la fecha de término**. Partirla en dos te obligaría a capturar la misma póliza dos veces, y al mes las dos listas no coincidirían. Lo que sí crea una fila nueva es **renovar**, porque la del año que entra es otro contrato: otro número, otra prima y otra comisión. Queda encadenada a la anterior, y esa cadena es la que contesta **cuántos años lleva este cliente contigo** —el argumento con el que se pelea la renovación número cuatro—. #### Cómo se usa ##### Capturar una póliza **Nueva póliza** pide el asegurado, la aseguradora, el número, el ramo y la vigencia. Lo mínimo de verdad son cuatro cosas: **el asegurado, la aseguradora, el número y hasta cuándo está vigente**. Dos cosas que se ponen solas para que capturar doscientas sea posible: - **La vigencia se propone a un año** desde la fecha de inicio, y al mover el inicio se recorre el fin. Se puede cambiar. - **La comisión arranca con tu porcentaje habitual**, el que esté en los ajustes de la App. Se puede cambiar póliza por póliza. Mientras capturas, el panel de la derecha dice **cuánto te queda**. Ese es el número que decide si vale la pena, y por eso se ve antes de guardar. Si el asegurado no está en tu directorio se da de alta ahí mismo, y queda en **Clientes**. ##### Renovar En la póliza, **Renovar**. Llega con el número, la prima y el porcentaje de la anterior ya puestos, y con las fechas encadenadas: **la nueva empieza donde termina la vieja**, no el día que te acordaste de capturarla. Un hueco entre las dos es un hueco de cobertura, y es lo que el cliente reclama si choca el día de en medio. El resumen enseña **cuánto subió la prima** respecto al año pasado, que es lo primero que el cliente pregunta por teléfono. La anterior pasa a **Historial**. No se borra: es lo que prueba la antigüedad. ##### Cancelar Sale de la cartera y deja de contar para renovaciones. La comisión que todavía no te pagaban **se retira de Ingresos**; la que ya cobraste se queda, porque ese dinero sí entró. Pide el motivo, y el motivo se guarda. #### Las secciones | Sección | Para qué | | ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | **Por renovar** | Lo que termina dentro de tu ventana de aviso, y lo que ya venció. Es por lo que se abre esta App | | **Cartera** | Todo lo vigente. Con acotes por ramo y por comisión sin cobrar | | **Historial** | Las renovadas y las canceladas, con su motivo | #### Ajustes Tras el icono de la barra, y solo para el dueño o un admin: | Ajuste | Qué hace | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------- | | **Avisar con** | Cuántos días antes entra una póliza en *Por renovar*. Arranca en 45 | | **Comisión por omisión** | El porcentaje con el que nace cada póliza nueva. Arranca en 10% | La ventana de aviso **no cambia ningún dato**: solo mueve qué se considera pendiente. El de autos suele bajarla a 30 porque la decisión es rápida; el de gastos médicos mayores la sube a 60 o más, porque renovar implica volver a suscribir. #### Con qué se conecta | App | Qué pone ahí | | --------------- | --------------------------------------------------------------- | | **Clientes** | El asegurado, con todas sus pólizas juntas | | **Ingresos** | La comisión de cada póliza, como cuenta por cobrar | | **Cobranza** | Esas mismas comisiones, hasta que la aseguradora te paga | | **Prospectos** | El interesado del que salió la póliza queda cerrado al colocarla | | **Documentos** | La carátula, la identificación y la solicitud, colgadas de aquí | #### Lo que todavía no hace - **Siniestros.** Es lo siguiente de este giro: el siniestro cuelga de la póliza, y hasta que la póliza no existía no había de dónde colgarlo. - **Cotizar con las aseguradoras.** No hay conexión con sus sistemas; la póliza se captura después de emitida. - **Comisiones escalonadas y bonos de producción.** Hoy es un porcentaje plano sobre la prima. - **Recibos parciales.** La periodicidad se guarda, pero no se lleva el control de cada recibo pagado. - **Avisar por correo o WhatsApp** de una renovación. Hay que abrir la App. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por tu cartera sin abrir la App: | Pregunta | Qué te contesta | | --- | --- | | «¿cuáles se me cayeron?» | Las que ya vencieron | | «¿qué comisiones no me han pagado?» | Las que tienen la comisión sin cobrar | | «¿cuántas de vida tengo?» | Las de ese ramo: autos, vida o gastos médicos | | «¿a cuáles les falta el porcentaje?» | Las que no tienen comisión capturada | La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo las columnas de esta tabla, no todo lo que la App guarda. Se puede ordenar por asegurado, por aseguradora, por prima, por comisión o por la que vence primero. También puedes buscar por número de póliza, cliente, aseguradora o producto: dile un nombre y te acota a eso. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Pólizas instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. **La lista de por renovar todavía no se pregunta así.** Usa la ventana de aviso de tus ajustes, y el Cerebro aún no la lee; dártela con otra ventana haría que la misma pregunta tuviera dos respuestas. Ábrela en la App. #### Configurar esta App hablando con el Cerebro Los ajustes de arriba también se mueven hablando. Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace: > «avísame de las renovaciones con 60 días» | Tuerca | Qué es | | --- | --- | | **Avisar con** | cuántos días antes entra una póliza en Por renovar | | **Comisión por omisión** | el porcentaje con el que nace cada póliza nueva | **Siempre pregunta antes.** Te enseña qué va a cambiar y **de qué valor a qué valor**, y no hace nada hasta que dices que sí. Ese «de → a» no es adorno: es la única forma de notar que entendió otra cosa. **Solo mueve lo que nombras.** Si pides subir un umbral, el resto se queda como estaba. Y si pides algo que ya está así, te lo dice en vez de fingir un cambio. **Solo el dueño o un administrador.** Es la misma regla que la pantalla de ajustes, y la comprueba la base: quien puede cambiar las reglas puede cambiarlo todo, así que no se concede con una casilla. La confirmación **caduca en cinco minutos** y sirve una sola vez. Si tardas o pulsas dos veces, te lo vuelve a proponer en vez de hacerlo dos veces. Cada cambio queda en la bitácora con quién lo pidió y qué llave se movió. Un ajuste que se mueve solo y sin rastro es de las cosas más difíciles de depurar que existen. ## Propiedades - id: `propiedades` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/propiedades - objeto central: la propiedad que se ofrece — en cuánto está, quién la trae y si se puede compartir - giro: Inmobiliarias - necesita: Documentos ### La necesita quien - Lleva su inventario de inmuebles en carpetas de Google Drive o en Excel - Manda propiedades por WhatsApp y nadie sabe cuáles siguen disponibles - No tiene claro qué asesor es responsable de cada propiedad - Trabaja con asesores externos y les comparte solo una parte del inventario - Pierde tiempo buscando a mano algo de dos recámaras en cierta zona y cierto precio - Tiene propiedades directas y en colaboración, y necesita distinguirlas antes de ofrecerlas ### Lo que NO hace - No publica un sitio web ni un portal para el público: esto se consulta con sesión - No lleva el seguimiento del interesado ni sus citas; eso vive en Prospectos - No registra el dinero de la venta: el cierre se captura aquí, pero el ingreso vive en Ingresos - No guarda al comprador ni al dueño; la persona vive en Clientes - No firma ni administra contratos: las escrituras y los papeles viven en Documentos - No calcula avalúos, créditos hipotecarios ni tablas de pago ### Con qué se confunde - **Inventario**: Inventario lleva cosas intercambiables que se cuentan —da igual cuál de los doce costales se lleve el cliente—. Una propiedad es única y no tiene existencias: lo que se le pregunta no es cuántas hay, sino cuál sirve. - **Habitaciones**: La habitación se renta muchas veces y su ficha son cuatro campos. La propiedad se vende una vez y su ficha ES el producto que se enseña, con fotos, metros y descripción. - **Prospectos**: Aquí vive el inmueble; allá vive el interesado y en qué paso va. Una propiedad no se persigue: se ofrece. ### Propiedades Tu inventario de inmuebles: qué hay, a cuánto, quién lo trae y cuál se puede compartir. #### Lo mínimo para empezar **Cómo se llama y en cuánto está.** Con eso la propiedad ya se busca, se filtra y se comparte. Las fotos, los metros, la dirección y la descripción se agregan después, cuando la tengas enfrente. El **asesor responsable queda puesto solo**: es quien la captura, salvo que elijas a otro en el campo *Responde por ella*. Eso importa más de lo que parece: de ahí sale el WhatsApp al que llega el interesado, y es a quien se le cuenta el cierre en el marcador. La recepcionista puede capturar lo que trajo un asesor que anda en la calle sin quedarse con su venta. #### Las dos banderas que deciden todo Antes que el precio, un asesor pregunta otra cosa: **¿la puedo mandar?** - **Se puede compartir**: si sale del equipo o es exclusiva tuya. - **Es directa**: si la operación es con el dueño, sin intermediarios. Es lo que decide cómo se reparte la comisión. Las dos se ven en la lista, pegadas al nombre, sin abrir la propiedad. Y cada una tiene su acote en la barra, para ver de un golpe todo lo compartible. #### De dónde viene Cada propiedad dice si es **de la inmobiliaria**, **de un asesor** o **en colaboración**. No es un dato administrativo: cambia qué puedes prometer y con quién repartes. #### Encontrarla en segundos Arriba de la lista están los tres filtros que llevan un valor —**operación**, **tipo** y **rango de precio**—, porque no son un sí o un no. En la barra viven los acotes: disponibles, apartadas, cerradas, compartibles, directas, las mías y **sin fotos**. Ese último es la lista de pendientes: **una propiedad sin fotos no se puede ofrecer**, así que el número sale en ámbar hasta que le subas la primera. La búsqueda entra por nombre, clave, zona y descripción, y se resuelve completa aunque la lista tenga miles: nunca busca solo en lo que alcanzó a bajar. #### Las cifras de arriba se cuentan por moneda En **Estadísticas**, la cartera sale en dos cifras: una en pesos y otra en dólares. No se suman ni se convierten entre sí. Un tipo de cambio puesto por el sistema sería otra mentira, y más difícil de descubrir que dos números claros. #### Las fotos viven en Documentos Se suben desde el menú de la propiedad, varias a la vez, y desde el teléfono la cámara sirve igual. Se guardan en **Documentos**, colgadas de esa propiedad: no hay dos archiveros ni dos verdades sobre el mismo archivo. La **primera foto se vuelve la portada sola**; después puedes cambiarla. Las imágenes se abren con un enlace firmado que dura dos minutos y se pide en el momento: una dirección permanente seguiría sirviendo después de que quites la foto. #### Compartirla por WhatsApp Desde el menú de cada propiedad, **Compartir por WhatsApp** arma el mensaje con su nombre, la operación y el precio, y WhatsApp pregunta a quién. Es lo que ya haces hoy, sin teclearlo. Si la propiedad es de otro asesor y su perfil trae teléfono, también puedes **escribirle directo** para preguntarle por ella. #### La ficha **Ver la ficha** abre la propiedad completa sin entrar a editarla: sus fotos, el precio, los metros, la descripción, la dirección exacta y quién responde por ella. Es la pantalla que se enseña cuando alguien pregunta qué tienes. Desde ahí mismo se comparte por WhatsApp, se le escribe al asesor y se entra a las fotos. Editar vive en su formulario: mezclar las dos cosas pondría catorce campos de captura encima de algo que casi siempre solo se consulta. #### Registrar el cierre Cuando se vende, **Registrar el cierre** pide dos cosas: a quién y en cuánto. Y entonces pasan tres a la vez: 1. La venta queda registrada a nombre del **asesor de la propiedad**, no de quien la capturó. El marcador mide a quien la trabajó. 2. El **ingreso** aparece en Ingresos, igual que cualquier otra venta cerrada. 3. La propiedad queda **cerrada** y sale del inventario que se ofrece. El precio de lista viene puesto, pero lo que cuenta es lo que de verdad se pagó. Para esto hace falta acceso a **Ingresos**, que es donde aterriza el dinero. Si no lo tienes, la pantalla te lo dice con todas sus letras. #### El marcador La sección **Marcador** contesta cómo va el equipo: quién lleva más cierres o más monto, **en el periodo que elijas** —este mes o este año—, con las fechas siempre a la vista. Un ranking sin fechas se discute en vez de mover a nadie. Con qué se ordena lo decide la casa, en los ajustes de la App: **por monto** premia la venta grande, **por cierres** premia el movimiento. Solo cuenta lo que se registró como cierre. Marcar una propiedad como cerrada a mano no entra al marcador: premiaría a quien mueve el estado, no a quien vende. #### Disponible, apartada, cerrada El estado se cambia desde el menú de la fila, sin abrir el formulario: "ya se apartó" se contesta de pasada, y obligar a abrir la ficha entera es lo que hace que el estado se quede viejo. **Cerrada no borra nada.** La propiedad sale del inventario que se ofrece y su historial se queda. Quitarla del catálogo es otra cosa, la hace quien manda en el Workspace, y también es un retiro: nada se borra de verdad. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por tu inventario sin abrir la App: qué hay disponible, qué se puede compartir y cuáles no tienen fotos. # Para cualquier giro ## Clientes - id: `clientes` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/clientes - objeto central: la persona o empresa a la que le vendes ### La necesita quien - Le vende o le presta a personas o empresas que se repiten - Necesita saber el historial de alguien antes de volver a atenderlo - Tiene los contactos en el teléfono, en WhatsApp o en una libreta ### Lo que NO hace - No lleva el dinero: eso vive en Ingresos - No administra créditos ni proyectos, solo a quién pertenecen - No es la lista del equipo; las personas que trabajan aquí están en Usuarios ### Con qué se confunde - **Admin**: Admin es tu equipo, la gente que entra al Workspace. Clientes es a quién le vendes. Nunca son la misma lista. ### Clientes El directorio del negocio, pero con lo que cada persona significa: cuánto te debe, cuánto te ha pagado y cuántos préstamos trae. Un directorio que solo guarda teléfonos obliga a abrir otra App para saber lo importante, y entonces nadie lo abre. #### Lo que resuelve **Una sola lista de personas para todo el Workspace.** Si Préstamos guardara sus clientes y Ventas los suyos, a las tres semanas habría dos listas que no cuadran y nadie sabría cuál es la buena. **El contexto antes de decidir.** Antes de prestarle otra vez a alguien, ves si te quedó debiendo la vez pasada. #### Cómo se usa **Nuevo cliente** pide nombre, teléfono y correo. El nombre es lo único obligatorio: se puede completar después. Desde **Editar** se agregan notas — lo que convenga recordar de esa persona. Cuando das un préstamo o registras un ingreso, puedes elegir un cliente que ya existe o crearlo en ese momento; en los dos casos termina aquí. #### Lo que ves de cada quien | Dato | De dónde sale | |---|---| | **Te debe** | La suma de saldos de sus préstamos | | **Pagados** | Todo lo que se le ha cobrado | | **Préstamos** | Cuántos tiene activos | Esos tres **solo aparecen si tienes acceso a Préstamos y a Ingresos**. Si no entras a esas Apps, el cliente se ve sin ellos: no es un error, es que esa información no es tuya. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por clientes sin abrir la App: | Pregunta | Qué te contesta | | --- | --- | | «¿quién me debe?» | Los que tienen saldo pendiente | | «¿quién está vencido?» | Los que traen algo vencido | | «¿cuántos traen crédito?» | Los que tienen un préstamo activo | | «¿a cuántos no sé cómo contactar?» | Los que no tienen teléfono ni correo | La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo las columnas de esta tabla, no todo lo que la App guarda. Se puede ordenar del que más debe al que menos, o por nombre de la Z a la A. También puedes buscar por nombre, teléfono o correo: dile un nombre y te acota a eso. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Clientes instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Pedidos - id: `ventas` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/ventas - objeto central: el trato que se persigue, y el pedido comprometido que sale cuando se gana — cotizado primero, aceptado después ### La necesita quien - Sus ventas tardan días o semanas en cerrarse y hay producto que entregar - Cotiza, da seguimiento y tiene que estar detrás del cliente - Vende bajo pedido para entregar después - Levanta pedidos en la calle o en casa del cliente - Pierde ventas porque se le olvida darles seguimiento - No sabe qué le prometió a quién ni para cuándo - Cobra un anticipo y entrega después - Manda cotizaciones y no sabe cuáles siguen vivas - Pidió cotizar, hacer propuestas o presupuestos ### Lo que NO hace - No cobra de frente con el cliente esperando — eso es Punto de venta - No lleva el catálogo de lo que vende — eso es Inventario, o Servicios - No le pide nada al proveedor — eso es Compras, que lee lo que aquí se comprometió - No persigue el pago de lo que ya se entregó — eso es Ingresos - No emite facturas fiscales — eso es Facturación - No manda la cotización por correo todavía: se comparte a mano ### Con qué se confunde - **Prospectos**: El embudo —perseguir a quien todavía no compra, por etapas— vive en Prospectos y solo ahí. Aquí empieza cuando ya hay algo que cotizar: qué lleva, a qué precio, para cuándo. Las dos escriben en la misma tabla de tratos, así que un trato ganado en Prospectos aterriza aquí como pedido sin volver a capturarlo. - **Punto de venta**: Lo que las separa no es qué se vende, es si la decisión ya está tomada. En el punto de venta el cliente está enfrente y la venta dura treinta segundos; aquí se cotiza, se persigue y se entrega después. - **Compras**: Pedidos dice qué te compraron; Compras dice qué tienes que pedirle a tu proveedor para poder entregarlo. Lo segundo sale solo de lo primero. - **Finanzas**: El pedido deja su ingreso solo: de contado al entregar, a crédito desde que lo levantas. Ingresos es todo el dinero del negocio; Pedidos es solo lo que se vendió y lo que falta entregar. ### Pedidos En qué etapa va cada trato, cuánto vale y qué sigue para cerrarlo. #### No es el punto de venta Las dos son puertas al mismo resultado —una venta comprometida— y por eso no compiten. Lo que las separa es **si la decisión ya está tomada**: | | Falta convencer | Falta entregar | | ---------- | ----------------------- | ------------------------------------ | | Dónde | **Pedidos** | Punto de venta, o un pedido de aquí | | El trabajo | cotizar, seguir, cerrar | pedir al proveedor, avisar, entregar | El punto de venta es para vender en sitio, en mostrador. Pedidos es para el proceso largo: **venta bajo pedido a futuro y venta móvil** —el que va a ver al cliente y levanta el pedido en su casa—. #### Dos secciones, en el orden en que ocurren **Las cotizaciones** son lo que mandaste con precio y vigencia, esperando un sí. **Los pedidos** son lo que ya se comprometió: qué lleva, para cuándo lo prometiste, cuánto abonó. Una cotización aceptada se vuelve pedido, y por eso van en ese orden. **Aquí no hay embudo, y es a propósito.** Un pedido no se persigue por etapas —se cotiza o no, y se entrega o no—, así que un tablero de etapas contestaba una pregunta que esta App no tiene. Perseguir a quien todavía no compra es de **Prospectos**, que lee la misma tabla de tratos y existe para eso; lo encuentras en la salida del menú. #### Una cotización es un pedido sin el sí No es otra App ni otra pantalla que haya que llenar aparte: mismo cliente, mismas líneas, mismo total. **Lo único que cambia es si está comprometido.** Lo único que la cotización tiene de más es la **vigencia** —"estos precios te los sostengo hasta el día 30"—, y pasada esa fecha se marca vencida sola. **Cuando la aceptan no se captura nada otra vez.** Se pregunta una sola cosa, para cuándo se lo prometes, y se convierte en pedido. En ese momento —y no antes— el trato queda ganado y lo que lleva empieza a contar en Compras. Que **lo cotizado no cuente como comprometido** es a propósito: pedirle mercancía al proveedor por algo que nadie ha aprobado es como se llena una bodega de lo que nadie compró. #### Ganar un trato es levantar su pedido A "ganado" no se llega arrastrando una tarjeta. Ganar significa comprometer qué entregas y para cuándo, así que en Prospectos el botón de _ganado_ abre el pedido con el cliente puesto, y al guardarlo el trato se cierra. Es lo que evita el tablero lleno de tratos ganados que nunca produjeron nada. #### El pedido vende dos cosas a la vez Cada renglón puede apuntar a un producto de tu inventario **o no**. Un flete, una instalación, una asesoría se cobran igual y no mueven existencias. Por eso esta App sirve tanto al que despacha cajas de cloro como al que cobra una consultoría, y al taller que cobra las dos en el mismo documento. #### Lo que no tienes aparece solo en Compras Un pedido no baja tu inventario: esa mercancía sigue en el anaquel hasta que se entregue, y descontarla antes haría que el conteo del martes no cuadre. Lo que sí existe desde que se levanta es la **demanda comprometida** —lo que ya vendiste y todavía debes—, y es lo que Compras lee en su pantalla de "qué falta". Nadie tiene que avisarle a nadie. #### Y se le puede pedir al proveedor desde aquí La demanda comprometida es una suma por producto: dice _faltan tres_, no _son de Charly_. Cuando lo que se necesita es lo segundo —el cliente encargó algo que no tienes—, cada renglón del pedido tiene su **"Pedirlo al proveedor"**. Abre la orden de compra con ese renglón puesto y ligado, así que la orden sabe para quién es y el pedido sabe qué orden lo está surtiendo, en qué va y para cuándo llega. Es lo que se contesta cuando el cliente llama a preguntar. Si todavía no te ha abonado nada, se avisa antes de pedir. **Avisa y deja seguir**: vender sobre pedido es media vida de un distribuidor y un candado ahí apagaría el negocio en vez de protegerlo. #### O se puede mandar a producir, si lo fabricas tú El mismo renglón, la otra salida: **"Mandarlo a producir"**, y sale únicamente si tienes Producción y entras a ella. **Producción no es requisito de Pedidos** —la mayoría de los negocios que venden no producen— así que en la mayoría de los Workspaces ese botón sencillamente no está. Abre la orden de producción con el producto puesto, con lo que falta y con la fecha que le prometiste, ligada al renglón. El pedido dice entonces qué tanda lo está haciendo, en qué va y para cuándo, junto a las órdenes de compra: al cliente que llama le da igual si lo suyo viene del proveedor o de la mezcladora. **Si el producto no tiene receta, se escribe ahí mismo** y de ahí se sigue a planificar. Aquí no hay aviso de anticipo: producir gasta materia prima que ya es tuya, no compromete dinero con un tercero. Los dos botones aparecen **al guardar el pedido**, en su ficha y por renglón. No pueden estar en el formulario: la liga apunta al renglón, y el renglón no existe hasta que el pedido se guarda. #### El anticipo no es una venta Es dinero que entró contra algo que no has entregado. Se registra como su propio ingreso y **al entregar solo se cobra lo que falta**, así la suma de los dos es el total del pedido y ningún peso se cuenta dos veces. Meterlo como venta del día cuadraría la caja mintiendo en las ventas: habrías cobrado algo que no salió del almacén. #### Fiar es cobranza desde el día uno Cuando marcas el pedido **a crédito**, lo que te van a deber aparece en Ingresos como **por cobrar** en ese momento, con la fecha en que quedaron de pagarte. No espera a la entrega. Es lo que hace falta para cobrar: la venta se acuerda hoy y se entrega en tres semanas, y en esas tres semanas el compromiso ya existe. Si solo apareciera al entregar, la única pantalla que sabría de ese dinero sería esta, y aquí vive como pedido, no como dinero. **De contado no cambia nada**: ese ingreso nace el día de la entrega, cobrado, porque es cuando el dinero entra de verdad. La deuda se mueve sola con el pedido. Si le cambias los renglones, si te abona, si pasas el pedido a contado o si lo cancelas, lo que te deben se corrige solo. Nunca hay que ir a Ingresos a arreglarlo a mano. #### Entregar cierra el círculo Al entregar baja tu inventario y el pedido se cierra. De contado, ahí se registra el ingreso de lo que faltaba cobrar. A crédito no nace uno nuevo: el que ya existía queda cobrado si el cliente llegó con el dinero, o sigue por cobrar con su fecha. Si el anaquel no alcanza, la existencia queda en negativo: eso es la señal de que hay que contar, no un error. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: sin entregar; esperando al proveedor; listos para entregar; ya entregados; se pasó la fecha prometida; cotizaciones vigentes; cotizaciones vencidas. También puedes buscar por cliente, folio o nota: dile un nombre y te acota a eso. Y elegir entre los pedidos comprometidos, las cotizaciones. Se puede ordenar del folio más alto al más bajo, del más grande al más chico, del que se entrega primero al último, de la que vence primero a la última. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Pedidos instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Prospectos - id: `prospectos` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/prospectos - objeto central: el trato que se persigue — quién es, cuánto vale, en qué etapa va y qué sigue - necesita: Clientes, ingresos ### La necesita quien - Vende servicio y la venta tarda semanas en cerrarse - Cotiza, da seguimiento y tiene que estar detrás del cliente - Pierde ventas porque se le olvida darles seguimiento - No sabe a quién le toca hablarle hoy - Lleva su seguimiento en una libreta o en el chat de WhatsApp - Pidió un CRM, un embudo o un pipeline de ventas - Tiene varios vendedores que se pisan: dos atienden al mismo cliente sin saberlo ### Lo que NO hace - No entrega nada ni surte mercancía — si al ganar hay que entregar producto, eso es Pedidos - No guarda los datos de las personas: eso vive en Clientes - No cobra de frente con el cliente esperando — eso es Punto de venta - No lleva el catálogo de lo que vendes — eso es Servicios, o Inventario - No persigue el pago de lo que ya cerraste — eso es Cobranza - No manda correos ni recordatorios automáticos todavía; el seguimiento se agenda a mano ### Con qué se confunde - **Pedidos**: Las dos miran el MISMO embudo, sobre la misma tabla. Lo que cambia es qué pasa al ganar: en Pedidos hay algo que entregar —líneas, fecha prometida, surtido—; aquí no hay nada que surtir y lo único que queda es el dinero. Quien vende producto usa Pedidos; quien vende servicio, esta. - **Clientes**: Clientes es el directorio de quién es cada quien. Prospectos es qué le estás vendiendo y en qué va. Una persona tiene una ficha en Clientes y puede tener tres tratos abiertos aquí. - **Finanzas**: Cerrar un prospecto crea su ingreso solo. Ingresos es todo el dinero del negocio; aquí solo vive lo que todavía no es seguro. ### Prospectos A quién le hablas hoy. Cada tarjeta es alguien interesado que todavía no te dice que sí, con lo que le estás ofreciendo, cuánto vale y **qué sigue**. #### Para quién es Para el negocio cuya venta **tarda** y **no entrega producto**: el agente de seguros, la consultora, el despacho contable, el instalador que cotiza un mantenimiento. La decisión toma semanas y se gana a base de seguimiento. Si al ganar la venta hay algo que surtir —una caja, un mueble, un pedido para el proveedor— la App es **Pedidos**, no esta. Las dos miran el mismo embudo; lo que cambia es lo que pasa después. #### Lo que resuelve **Deja de perderse gente por olvido.** La pregunta que contesta esta App no es cuántos tratos tienes: es a quién le toca hablarle hoy. Por eso cada prospecto lleva un **siguiente paso con fecha**, y lo que se pasó de fecha sube solo hasta arriba. **Los que se enfrían salen a la luz.** El acote **Quietos 15 días** trae lo que nadie ha tocado en más de dos semanas. Ese es el montón del que sale la mitad de lo que se pierde, y en una libreta es invisible. **Cerrar no obliga a capturar el dinero dos veces.** Al marcarlo como ganado se pregunta en cuánto quedó y si ya te pagaron; con eso el ingreso aparece solo. #### Cómo se usa ##### Dar de alta un prospecto **Nuevo prospecto** pide quién es, qué le estás ofreciendo y cuánto vale más o menos. Si la persona no está en tu directorio se da de alta ahí mismo y queda en **Clientes**, no en una lista aparte. Lo mínimo de verdad son dos cosas: **la persona y qué le vendes**. El monto es un estimado y se corrige al cerrar. ##### Moverlo Las cuatro etapas —Prospecto, Contactado, Propuesta, Negociación— se cambian desde la tarjeta sin abrir el formulario. **Ganado no es una etapa** a la que se llegue arrastrando: ganar significa que salió algo, y por eso abre su propia ventana. ##### Cerrarlo ganado **Ganado** pregunta en cuánto se cerró de verdad y si ya te pagaron: | Si dices | Lo que pasa en Ingresos | | -------------------- | ---------------------------------------------------------- | | Sí, ya entró | Nace **cobrado**, con el método de pago que elijas | | Todavía no | Nace **por cobrar** con su fecha, y aparece en **Cobranza** | El monto que captures aquí reemplaza al estimado. Es el que mide tu mes, así que va el real. ##### Apartarlo para que nadie más lo trabaje **Solo si el negocio lo enciende.** En los ajustes de la App está *Apartar prospectos*: donde el embudo es de todo el equipo —casi todos— esto no aparece, porque pedir datos de más para algo que nadie disputa sobra. Encendido, aparece **Registrar prospecto**: dos campos, el nombre y los **últimos cuatro dígitos** del dato que tu negocio use para confirmar de quién habla. Cuatro dígitos no identifican a nadie por sí solos; van junto al nombre para no confundir a dos personas que se llaman igual. | Lo que pasa | Lo que ves | | --- | --- | | Nadie lo trae | Queda a tu nombre y entra al embudo | | Ya lo traes tú | Te lo decimos y se sigue con el mismo trato, sin duplicarlo | | Lo trae otro | Te decimos **quién** y **hasta cuándo** es suyo | **El registro vence solo.** Dura los días que digan los ajustes —quince de fábrica— y pasados esos días deja de bloquear sin que nadie tenga que limpiar nada. Cambiar el plazo vale también para los registros que ya estaban: la vigencia se calcula al preguntar, no se congela al registrar. En la lista, la columna **De quién es** dice si es tuyo y cuántos días le quedan, y los acotes **Los míos** y **Sin dueño** parten el embudo por turno. ##### Ver los del equipo es un permiso Arriba del embudo hay un **filtro por asesor**. Quien tiene el permiso de **supervisión** elige entre todo el equipo o una persona; quien no lo tiene lo ve bloqueado en *Solo los míos*. No es solo la pantalla: si alguien sin ese permiso pide el embudo de otro por su cuenta, lo que recibe es el suyo. El candado está en la base. El permiso se reparte desde el **icono de llave** de esta aplicación, que solo ven el dueño y los administradores del Workspace. Ahí mismo se decide quién entra a Prospectos y qué puede hacer adentro. ##### Darlo por perdido Pide el motivo, y no es burocracia: es el único dato con el que un mes después se puede contestar **por qué se te cae la gente**. Queda en **Cerrados**, con su motivo y su fecha. #### Las secciones | Sección | Para qué | | -------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | | **Embudo** | El tablero por etapas. Se abre en la mañana: es la lista de a quién le hablas hoy | | **Todos** | La lista completa, con búsqueda, orden y los acotes de lo que se está enfriando | | **Cerrados** | Ganados y perdidos, con el motivo de cada caída | #### Lo que comparte con Pedidos **Es el mismo embudo, no una copia.** Si tienes las dos Apps instaladas, un trato dado de alta aquí se ve allá y al revés: es una sola tabla y una sola fila por trato. Eso es a propósito —el negocio que vende producto *y* servicio no tiene por qué capturar al mismo interesado dos veces—. Lo único que no se comparte es la salida: allá el trato ganado levanta un pedido; aquí levanta un ingreso. #### Lo que todavía no hace - **Recordatorios automáticos**: el siguiente paso se agenda, pero nadie te escribe el día que toca. - **Cotizaciones con documento**: aquí se registra el monto, no se genera una propuesta imprimible. Eso vive en Pedidos. - **Repartir turnos automáticamente**: el registro dice de quién es cada prospecto, pero nadie asigna por su cuenta ni reparte por zona o por turno. - **Avisarle al dueño cuando su registro está por vencer**: hoy se ve en la lista, no llega solo. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por prospectos sin abrir la App: | Pregunta | Qué te contesta | | --- | --- | | «¿a quién se me pasó la fecha?» | Los que ya pasaron su siguiente paso | | «¿cuáles no tienen nada agendado?» | Los que no tienen siguiente paso | | «¿cuáles se me están enfriando?» | Los que llevan quince días o más sin moverse | | «¿cuántos perdí?» | Los cerrados, ganados o perdidos | | «¿qué prospectos traigo yo?» | Los que están a tu nombre, donde se apartan | La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo las columnas de esta tabla, no todo lo que la App guarda. Se puede ordenar por el más olvidado, por monto o por la fecha del siguiente paso. También puedes buscar por título del trato, cliente, siguiente paso o nota: dile un nombre y te acota a eso. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Prospectos instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Inventario - id: `inventario` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/inventario - objeto central: el producto — lo que vendes y se toca, con cuánto queda de cada cosa ### La necesita quien - No sabe qué tiene ni cuánto le queda de algo - Se le acaba un producto sin darse cuenta - Lleva sus productos y precios en una libreta o en Excel - Tiene más de un local o una bodega y no sabe qué hay en cada uno - Pidió llevar inventario, productos, existencias o almacén ### Lo que NO hace - No lleva lo que se consume y no se vende — eso es Insumos - No cobra ni registra ventas — eso es Punto de venta - No lleva servicios sin existencia física — eso es Servicios - No hace pedidos a proveedores — eso es Compras ### Con qué se confunde - **insumos**: Lo que separa a las dos no es el tamaño ni el almacén: es si la cosa se vende o se consume. El cloro de un hotel no se vende nunca. - **Punto de venta**: Inventario dice qué hay y a cuánto. Punto de venta cobra y hace que baje. Sin Inventario no hay qué vender. - **Compras**: Compras es lo que le pides al proveedor y todavía no llega. Inventario es lo que ya está en el anaquel. ### Inventario Lo que vendes y se toca: su precio, su código y cuánto te queda de cada cosa. #### Lo mínimo para empezar **El nombre y el precio.** Con eso el producto ya se busca, se vende y baja del anaquel. El código de barras, el costo, la categoría y el mínimo son mejoras que se agregan cuando haga falta. Y para no capturar treinta productos de uno en uno, **Cargar lista**: se pega el anaquel entero, un producto por renglón. ``` Coca-Cola 600ml, 24, 48 Sabritas Original, 22, 26 Tortillas kg, 26 ``` Es _nombre, precio, cuántos hay_ — los dos últimos se pueden omitir. Si lo tienes en Excel, cópialo y pégalo tal cual: también entiende columnas. Antes de guardar se enseña lo que entendió de cada renglón, para que nadie descubra después que una línea se leyó mal. Pegar dos veces la misma lista no duplica nada: lo repetido se salta. #### El precio de mayoreo Cada producto puede llevar **dos precios**: el normal y el de mayoreo. El segundo es opcional y se captura al dar de alta o al editar. **Dejarlo vacío no es ponerlo en cero.** Vacío quiere decir que ese producto **no está en la segunda lista**: se cobra igual siempre, y tampoco cuenta para el mínimo que activa el mayoreo en la caja. Así, una tienda que solo da mayoreo en sus garrafones no ve que un refresco empuje la cuenta. **Quien decide cuándo se aplica es Punto de venta**, en sus propios ajustes: ahí se dice a partir de cuánto. Aquí solo se dice a cómo. ##### Las dos listas, lado a lado Con el mayoreo **encendido** en Punto de venta, la tabla enseña **una columna por lista**, con el mínimo en el título: _Menos de 10_ y _10 ó más_. Debajo del segundo precio dice cuánto se ahorra quien se lleva el mínimo. **Los precios se ven fijos.** Para corregirlos se aprieta **Editar precios**: solo entonces cada precio se vuelve un campo, y **Listo** los regresa a fijos. Así nadie cambia un precio sin querer mientras consulta la lista con el cliente enfrente. Con **Editar precios** encendido, los dos se corrigen en la misma tabla, sin abrir el producto: se escribe el número y se guarda al salir del campo o con Enter. Escape lo deja como estaba. Pasar una lista nueva es teclear, Tab, teclear. - **Borrar el de mayoreo** saca al producto de la segunda lista. - **El normal no se puede dejar vacío**: sin él no hay a cuánto cobrar. - Si el de mayoreo queda **igual o más caro** que el normal, se guarda pero te avisa y se pinta en otro color. **Sin precio de mayoreo**, en _Ver solo_, junta los productos que todavía no están en la segunda lista. Es la lista de pendientes al pasar una lista nueva. Con el mayoreo **apagado** no hay segunda columna: los que tienen precio de mayoreo lo enseñan en chico debajo del normal. Al **cargar una lista pegada** los productos entran sin precio de mayoreo. Se les pone después, editándolos: el formato pegado sigue siendo _nombre, precio, cuántos hay_. #### La existencia es del lugar, no del producto Es la idea que hay que entender antes que ninguna. Con una tienda, "tengo 12" es una frase completa. Con dos, deja de serlo: no son doce en ningún lado, son ocho aquí y cuatro allá, y **no se puede vender en el Centro lo que está en la bodega**. Por eso cada existencia pertenece a un **almacén**. Si tienes un solo local no vas a ver la palabra por ningún lado: se te crea uno solo y las pantallas no preguntan. El día que abras el segundo, el selector aparece. #### Las categorías son tuyas **Bebidas, Limpieza, Materia prima**: cómo agrupas tu anaquel lo decides tú, en la sección **Categorías**, y ahí mismo se dan de alta. No es una lista nuestra — la abarrotera agrupa por _Lácteos_ y la fábrica de limpieza por _Desengrasante_— y tampoco es un campo de texto libre, que es como acaban conviviendo "Bebidas", "bebidas" y "Bebida" sin que ningún total cuadre. Son del negocio entero, no de una App: las mismas que ves aquí las ves en **Insumos**. Una categoría **no se puede retirar mientras algún producto la esté usando**. Te dice cuántos son para que les cambies la categoría primero: dejarla ir se llevaría por delante la clasificación de esos productos sin avisar. #### Nada cambia sin dejar rastro No hay forma de escribir "ahora tengo 8" encima del número anterior. Cada cambio es un **movimiento** —entró, salió, o conté— con su fecha, su motivo y quién lo hizo. Cuesta un clic más y compra la única pregunta que importa cuando el anaquel no cuadra con la pantalla: **¿qué pasó?** Para el caso de todos los días —sobra una pieza, falta una pieza— están el **+ y el −** pegados a la existencia en la lista: un toque, una unidad, y su movimiento queda registrado igual que los demás. En cero el − se apaga: no se puede quitar una pieza que no está. Las tres formas de moverlo, desde **Contar o mover varias**: - **Entró**: llegó mercancía. Suma. - **Salió**: se rompió, se lo llevó el dueño, se venció. Resta. - **Conté**: hay esto y punto. **Deja el número en lo que cuentes**, sin importar lo que dijera antes. Es como cuenta una persona parada frente al anaquel, y por eso no pide la diferencia sino el resultado. Las ventas del **Punto de venta** entran solas como salidas, marcadas con su folio. #### Lo que no se cuenta No todo el que vende producto físico lleva existencias, y forzarlo sería pedirle un dato que no tiene: el taller que compra la refacción para cada trabajo, la panadería que hornea al día. La casilla **"llevar la cuenta de cuántos hay"** se puede quitar. El producto se vende igual desde el punto de venta, con su precio, y simplemente no se cuenta. En la lista dice _no se cuenta_ en vez de cero, porque cero afirmaría que no hay. #### Avísame cuando baje de El **mínimo** es por producto, no por almacén: es una decisión de compra —"nunca menos de seis"— y preguntarla por sucursal sería preguntar lo mismo tantas veces como locales tengas. Lo que va debajo aparece en **Bajo mínimo**, que es la lista con la que se hace el pedido del proveedor. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. ##### Inventario Puedes acotar por: bajo el mínimo; agotados; con piezas apartadas; sin código de barras; sin costo capturado; sin categoría; sin precio de mayoreo. También puedes buscar por nombre, código o categoría: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por nombre, del más caro al más barato, del mayoreo más caro al más barato, del costo más alto al más bajo, del margen más alto al más bajo. ##### Categorías Puedes acotar por: con productos; vacías. También puedes buscar por nombre: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por nombre, de la más llena a la más vacía. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas la App instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Punto de venta - id: `mostrador` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/mostrador - objeto central: la venta de mostrador — el ticket que se cobra con el cliente enfrente ### La necesita quien - Cobra de frente, con el cliente esperando - Tiene caja, mostrador o punto de venta - Suma con calculadora y anota en una libreta - Necesita saber cuánto se vendió hoy y si la caja cuadró - Tiene varias personas cobrando en turnos distintos - Pidió un punto de venta, una caja o cortes de caja ### Lo que NO hace - No lleva el catálogo de lo que vende — eso es Inventario - No persigue tratos que tardan semanas en cerrarse — eso es Ventas - No fía ni lleva cuentas por cobrar — eso es Ingresos - No cobra servicios todavía: solo vende lo que está en Inventario - No emite facturas fiscales — eso es Facturación - No lee el peso de una báscula todavía: se teclea - El precio de mayoreo solo aplica aquí: ni en Pedidos ni en Cotizaciones - No imprime tickets en impresora térmica todavía ### Con qué se confunde - **Pedidos**: Ventas persigue tratos que tardan semanas y nadie está esperando enfrente. En el punto de venta el cliente ya decidió, está enfrente, y la venta empieza y termina en treinta segundos. - **Finanzas**: Cada venta cobrada deja su ingreso automáticamente. Ingresos es todo el dinero del negocio; El punto de venta es solo lo que se cobró en la caja. - **servicios**: Servicios es la lista de precios de lo que no se toca; no cobra nada. El punto de venta cobra, y hoy solo lo que está en Inventario. - **Inventario**: Inventario dice qué hay y a cuánto. Punto de venta cobra y hace que baje. ### Punto de venta Cobrar de frente: buscas, cobras, das cambio, y el inventario baja solo. #### No se cobra sin abrir la caja Lo primero del día es **abrir tu caja** diciendo con cuánto empiezas —el cambio que dejas en el cajón—. Todo lo que cobres queda a tu nombre hasta que la cierres. Puede parecer un paso de más y es justo lo contrario: **es lo que hace que el corte signifique algo**. Sin un turno con dueño, una diferencia de doscientos pesos al final del día no es de nadie, y una caja que no es de nadie no se cuida. Si otra persona toma la caja, cierra la tuya y abre la suya. Dos personas no comparten un turno. #### Cobrar El campo de arriba **no pierde el foco nunca**: un lector de códigos de barras teclea el código y remata con Enter, y con eso el artículo entra al ticket. Sin lector, se escribe el nombre. Al cobrar se elige cómo paga. Si es efectivo, **el cambio se calcula mientras tecleas** cuánto te dio: es el número que se mira mientras se cuentan los billetes, no algo que aparezca al final. Cobrar hace tres cosas de golpe, o ninguna: 1. Guarda el ticket con su folio. 2. **Baja el inventario** del almacén de esa caja. 3. **Registra el ingreso** en Ingresos, ya cobrado. #### "Tres cuartos" y "dame $10 de eso" Lo que se vende **por kilo, litro o metro** no entra de uno en uno: al tocarlo se pregunta cuánto, y se puede contestar de las dos formas en que la gente pide. - **Por kilo**: se teclea `0.750` y a un lado se ve lo que va a costar. - **Por dinero**: se teclea `10` y a un lado se ve cuánto se lleva —`0.400 kg`—. Pidiendo por dinero **se cobra exactamente lo que se teclea**: $10 son $10. Al revés —multiplicando la cantidad por el precio— acabarían siendo $9.98, y eso lo nota el cliente antes que nosotros. Si el producto **no lleva la cuenta de cuántos hay**, por dinero no se calcula nada: se cobran los $10 tal cual, porque no hay anaquel del que descontar. **Lo que se vende por pieza no cambia**: un toque y al ticket, con su + y su −. En el ticket, el renglón a granel trae su cantidad escribible, para corregir de `0.750` a `0.800` sin borrar el renglón. Todavía **no leemos la báscula**: el peso se teclea. #### Las teclas rápidas Debajo del buscador aparece **lo que más vendes**, para tocar en vez de teclear. No se configura: sale de tus propias ventas de los últimos treinta días y se afina solo. Una lista de "destacados" hecha a mano se llena el primer día y a los tres meses enseña lo que se vendía en marzo. Lo que más gana con esto es **lo que no tiene código de barras** —las tortillas, lo que va a granel—, porque sin una tecla hay que escribir el nombre completo con el cliente enfrente. Y como suelen ser los que más rotan, suben solos. Una tienda recién abierta ve ahí lo último que dio de alta, que es justo lo que acaba de capturar para empezar a vender. #### El ticket Al cobrar se abre el ticket encima de la pantalla, con **el cambio en grande** y el detalle de lo que se llevó. Desde ahí se puede: - **Imprimir**: sale por impresora térmica de 80mm. Quien no tenga una obtiene una hoja con el ticket arriba, que sirve para guardarlo o mandarlo en PDF. - **Enviar por correo**: se escribe el correo del cliente y le llega el comprobante. No hace falta que esté dado de alta como cliente. El correo le llega **a nombre de tu negocio**, no de CleverCloud: quien lo recibe te compró a ti. La dirección sigue siendo la nuestra porque es la que está verificada para enviar; mandarlo desde un dominio sin verificar lo tiraría a spam. El mismo ticket se abre desde **Ventas → Ver ticket**, que es donde se resuelve "¿qué traía el 47?" a media tarde. No es una factura fiscal y el comprobante lo dice. #### Se vende aunque el sistema diga que no hay Si el sistema cree que ya no quedan y el anaquel dice que sí, **la venta pasa igual** y la existencia queda en negativo. Es deliberado. Un mostrador que se niega a cobrar con el cliente enfrente es un mostrador que se abandona a la segunda vez, y el anaquel siempre manda sobre el número. El negativo no es un error: es la señal de que hay que contar. #### El corte Al cerrar se ve lo que debería haber en el cajón y se escribe lo que contaste. Si cuadra, **Es lo que hay** llena el campo de un toque. Lo esperado es: > fondo con el que abriste + cobrado en efectivo + lo que metiste − lo que > sacaste **Solo cuenta el efectivo.** Lo de tarjeta no está en el cajón, y sumarlo obligaría a restarlo a mano justo cuando ya quieres cerrar. Por eso existe **retirar o meter**: el depósito al banco de media tarde es un retiro legítimo, y sin registrarlo aparecería como un faltante. #### Cancelar un ticket Devuelve lo vendido al inventario y saca el dinero de Ingresos, pero **el ticket no desaparece**: queda marcado con su motivo. Un folio que se borra deja un hueco que nadie puede explicar tres semanas después. #### Varias cajas, varias sucursales Una sucursal puede tener varias cajas cobrando al mismo tiempo, cada una con su turno y su responsable. Cada caja descuenta del almacén que tenga asignado. Si tienes un solo local con una caja, nada de esto se te pregunta: se crea solo. #### Los ajustes de esta App Arriba, en la barra, hay un **engrane** con los ajustes de Punto de venta. Solo lo ven el **dueño y los administradores**, por lo mismo que Configuración no se reparte con permisos: quien puede cambiar las reglas de la caja puede cambiar cuánto se cobra. Lo que se toca ahí vale para **todo el Workspace**, no para tu sesión: si tienes tres cajas, las tres empiezan a comportarse igual en cuanto guardas. Cada aplicación tiene los suyos y no opina de las ajenas. Aquí viven las reglas de cómo se cobra en el mostrador; a cuántas piezas se avisa que un producto está bajo se decide en Inventario. Un Workspace recién abierto **no tiene que configurar nada**: todo arranca con lo estándar, y lo que no toques se queda así. Y cada cambio queda apuntado en la bitácora de Configuración con quién lo hizo y qué movió. #### Dos listas de precios Si tu negocio ofrece un precio más bajo a quien se lleva más, el mostrador lo aplica **solo**. No hay un botón que apretar ni un descuento que teclear. Hacen falta dos cosas: 1. En **Inventario**, capturarle a cada producto su **precio de mayoreo**. El que se deje vacío no entra a la segunda lista. 2. En el **engrane** de esta App, encender la segunda lista y decir **a partir de cuánto**. ##### Se mide por ticket completo El mínimo no es por producto: es lo que suma **toda la venta**. Con el mínimo en 10, seis litros de un químico y cinco de otro son once, y **los dos** bajan de precio aunque ninguno llegue a diez por su cuenta. **Solo cuentan los productos que tienen precio de mayoreo.** Una escoba sin segundo precio ni suma para el mínimo ni cambia de precio, así que un ticket de tres litros más ocho escobas no dispara la tarifa. Es lo que deja usar el mayoreo en unos cuantos productos sin que el resto del anaquel lo active. ##### El ticket lo dice Mientras cobras, el ticket enseña **"Precio de mayoreo"** y cuánto lleva la venta. Cuando falta poco, dice cuánto falta —que es justo lo que hay que decirle al cliente para que se lleve un poco más—. El comprobante impreso también lo lleva, así que dentro de tres semanas se puede saber por qué aquel ticket salió más barato. ##### "Dame $200 de eso" se cobra exacto Un renglón pedido **por dinero** se cobra tal como se tecleó: $200 son $200. Ni se recalcula con el precio de mayoreo ni cuenta para el mínimo. Lo que sí cambia es **cuánto se lleva**: si la venta ya va a precio de mayoreo, esos $200 alcanzan para más litros. Si agregas el mismo producto por cantidad, queda en un renglón separado: solo esa cantidad participa en el mínimo, sin importar el orden en que capturaste ambos renglones. ##### Lo que no hace El mayoreo es **de la caja**. Un pedido de la App de Pedidos y una cotización se cobran con el precio normal, aunque lleven cien litros. Y **nunca sube el ticket**: si por un dedazo el precio de mayoreo quedó más caro que el normal, se cobra el normal. Inventario te avisa al capturarlo. #### Consultar ventas con el Cerebro Abre **Pregúntale al Cerebro** dentro del Workspace que quieres consultar. Puedes tocar una sugerencia o escribir el periodo: | Pregunta | Qué suma | | ---------------------------------- | ---------------------------------------- | | Ventas de hoy | Los tickets de hoy | | Ventas del 8 de septiembre de 2026 | Los tickets de ese día | | Ventas de esta semana | De lunes a domingo de esta semana | | Ventas de la semana pasada | De lunes a domingo de la semana anterior | | Ventas de este mes | El mes calendario actual | | Ventas de agosto de 2026 | Ese mes completo | | Ventas de agosto | El agosto más reciente que ya empezó | | Ventas totales | Todo el historial de Punto de venta | Necesitas **Punto de venta instalado y permiso para abrirlo** en ese Workspace. Dueño y administrador ya tienen acceso; si eres miembro y no lo tienes, pídeles que lo revisen en Usuarios o Configuración. No necesitas tener una caja abierta. La respuesta muestra **el total, el número de tickets y las fechas del periodo**. Suma todas las cajas y sucursales del Workspace, con todos los métodos de pago, y **excluye los tickets cancelados**. Las fechas usan el horario de Ciudad de México: cada día empieza a medianoche. Los periodos actuales incluyen lo registrado hasta el momento de consultar. Si no hay tickets, muestra cero. Es el importe vendido en caja; no es utilidad ni efectivo disponible en el cajón. No suma de nuevo los ingresos que esos tickets generaron ni incluye pedidos o cotizaciones de la App Ventas. Cancelar un ticket hace que deje de contarse cuando vuelvas a consultar, aunque se haya vendido en un periodo anterior. **Esta primera acción solo consulta.** No cobra, cancela, cambia precios ni modifica tickets. Admite un periodo por pregunta; todavía no compara periodos, desglosa varias semanas ni filtra por caja, vendedor, cliente o producto. Para esas peticiones explica su límite y ofrece el manual; no entrega un total general fingiendo que aplicó el filtro. **Un mes sin año es el más reciente que ya empezó.** Dicho en septiembre de 2026, «ventas de agosto» son las de agosto de 2026 y «ventas de septiembre» las del mes en curso; «ventas de octubre» serían las de octubre de 2025, porque el de 2026 todavía no llega. No tienes que repetir el año, y como la respuesta trae las fechas del periodo, si no era el mes que querías lo ves y lo vuelves a preguntar con año. **Un rango de fechas no se ensancha.** «Del 1 al 31 de agosto de 2026» es agosto completo y lo contesta; «del 1 al 30 de agosto de 2026» no lo es —agosto tiene 31 días—, así que en vez de darte un total con un día de más te ofrece el mes completo y tú decides. Para pedirlo, escribe la consulta completa que te ofrece —por ejemplo, «ventas de agosto de 2026»—; un «sí» solo no indica el periodo. Un rango que cruza varios meses todavía no se puede: lo dice y lo registra para revisión. **Cuando no puede hacer algo, te manda al manual de donde estabas.** Antes te ofrecía siempre el de Punto de venta, aunque hubieras preguntado desde otra pantalla. Ahora el enlace es el de la App en la que estás, y si la petición encaja con el manual de otra, te ofrece ese. **Las respuestas guardadas se leen con el permiso de su App.** Una consulta hecha desde Punto de venta solo la lee quien entra a Punto de venta; si te quitan ese acceso, deja de aparecerte también el historial. Las que no salieron de ninguna App las sigues viendo como antes. Si no queda claro el periodo, te pide precisarlo. Cada pregunta es independiente: escribe «ventas del mes pasado» en lugar de «¿y el anterior?». Al cambiar de Workspace, el chat se limpia para no mezclar resultados de negocios distintos. **Lo que preguntas seguido queda hilado, pero el Cerebro no recuerda.** Mientras no cambies de Workspace, las preguntas de la misma charla se guardan juntas, y eso nos sirve para leer una aclaración junto a la pregunta que la provocó y decidir qué habilitar después. Cerrar y volver a abrir la burbuja no empieza otra charla: sigue siendo la misma y verás lo anterior. Aun así cada pregunta se responde por su cuenta, así que escribe el periodo completo en todas. **Y el historial de esas consultas pide el mismo permiso que las ventas.** Las respuestas llevan cifras de caja, así que solo las lee quien conserve acceso a Punto de venta en ese Workspace —además del dueño y el administrador—. Si te lo quitan, dejas de poder abrirlas aunque las hubieras preguntado tú. Si falla la consulta, **tus ventas siguen guardadas**. Revisa tu acceso y vuelve a intentar; un fallo no se presenta como cero ventas. Las preguntas consumen el saldo del Cerebro, igual que las otras consultas. Los casos que no puede resolver se registran para revisión, sin prometer una fecha de respuesta. El Cerebro tiene un **límite de consultas por día**. Si lo alcanza, te lo dice y **se renueva al día siguiente**; esa pregunta no se te cuenta y lo que tengas escrito se queda donde está. No es un error tuyo y volver a intentarlo en ese momento no lo cambia. Otras veces el Cerebro contesta que está **saturado**. Eso no es el límite del día ni un problema de tu pregunta: vuelve a intentarlo en un minuto y sale. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. ##### Turnos de caja Puedes acotar por: todavía abiertos; que no cuadraron. También puedes buscar por quién lo abrió, caja o sucursal: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar del que más vendió al que menos, del más descuadrado al menos. ##### Tickets Puedes acotar por: de hoy; pagadas en efectivo; canceladas. También puedes buscar por detalle del ticket o cliente: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar del folio más alto al más bajo, del más grande al más chico. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas la App instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. #### Configurar esta App hablando con el Cerebro Los ajustes de arriba también se mueven hablando. Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace: > «a partir de hoy damos mayoreo desde diez litros» | Tuerca | Qué es | | --- | --- | | **Segunda lista de precios** | se enciende o se apaga | | **A partir de** | cuántas unidades tiene que sumar el ticket | **Siempre pregunta antes.** Te enseña qué va a cambiar y **de qué valor a qué valor**, y no hace nada hasta que dices que sí. Ese «de → a» no es adorno: es la única forma de notar que entendió otra cosa. **Solo mueve lo que nombras.** Si pides subir un umbral, el resto se queda como estaba. Y si pides algo que ya está así, te lo dice en vez de fingir un cambio. **Solo el dueño o un administrador.** Es la misma regla que la pantalla de ajustes, y la comprueba la base: quien puede cambiar las reglas puede cambiarlo todo, así que no se concede con una casilla. La confirmación **caduca en cinco minutos** y sirve una sola vez. Si tardas o pulsas dos veces, te lo vuelve a proponer en vez de hacerlo dos veces. Cada cambio queda en la bitácora con quién lo pidió y qué llave se movió. Un ajuste que se mueve solo y sin rastro es de las cosas más difíciles de depurar que existen. ## Personal - id: `personal` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/personal - objeto central: el empleado — quién trabaja en el negocio, qué hace y qué días vino ### La necesita quien - Tiene gente a su cargo y lleva la lista en un cuaderno o en la cabeza - No sabe quién vino tal día ni cuántas horas trabajó cada quien - Paga sueldos y quiere tener a la mano cuánto quedó con cada quien - Le renunció alguien y no encuentra desde cuándo trabajaba ahí - Pidió llevar su personal, sus empleados o las asistencias ### Lo que NO hace - No calcula nómina, IMSS, ISR ni finiquitos. Es a propósito, es un producto con riesgo legal propio, y prometerlo a medias es peor que no tenerlo. El sueldo se guarda solo como referencia - No timbra recibos ni paga a nadie — pagar un sueldo se registra en Egresos - No da acceso al sistema — eso es Usuarios - No lleva turnos ni horarios planeados, solo lo que de verdad pasó, la entrada y la salida de cada día ### Con qué se confunde - **Admin**: Admin es quién ENTRA al sistema; Personal es quién TRABAJA en el negocio. Son listas distintas — el repartidor cobra sueldo y nunca abre la app, y el contador externo entra al sistema y no cobra sueldo. - **Finanzas**: Aquí vive la persona y su sueldo de referencia; el dinero que se le paga es un egreso y se registra allá. Personal no mueve dinero. ### Personal Quién trabaja en el negocio, qué hace y qué días vino. #### No es la lista de quién entra al sistema Esa es **Usuarios**, y confundirlas cuesta caro en los dos sentidos. El chofer repartidor cobra sueldo cada semana y jamás va a abrir esta plataforma: vive aquí y no allá. La contadora externa entra al sistema todos los meses y no cobra sueldo: vive allá y no aquí. Son dos preguntas distintas —¿quién trabaja para el negocio? y ¿quién puede abrir sus datos?— y por eso son dos listas. #### El empleado se da de baja, nunca se borra Cuando alguien se va, se marca con su **fecha y su motivo**, y todo lo demás se queda: sus asistencias, su historial, desde cuándo trabajó aquí. La pregunta "¿cuántos días vino en marzo?" llega justo cuando la persona ya no está —un finiquito, un pleito laboral— y borrar el renglón sería borrar la respuesta. El motivo se pide a fuerza. "Se fue" hoy es obvio; dentro de ocho meses, la diferencia entre renuncia y despido es dinero. #### La asistencia: un registro por persona y día La hora en que llegó y la hora en que se fue. Las **horas trabajadas se calculan solas** —y si la salida es más temprano que la entrada, se entiende que el turno cruzó la medianoche: el velador también cuenta—. Nadie puede tener dos asistencias del mismo día: si ya marcó, se corrige la que existe. La lista se acota desde la barra: hoy, los últimos siete días, el mes, o quienes siguen sin marcar salida. #### Lo que esta App no hace, dicho completo **No hay nómina ni cálculo de impuestos, y no es un pendiente: es una decisión.** IMSS, ISR, finiquitos y timbrado son un producto con riesgo legal propio, y calcularlos a medias le puede costar una multa al negocio. El sueldo que se captura es una **referencia** —cuánto quedó de palabra con cada quien—, nada lo multiplica ni lo retiene, y pagarlo se registra en Egresos como cualquier salida de dinero. #### El sueldo es información sensible Hoy la App entera va detrás del permiso de Personal: **quien entra a Personal ve los sueldos de todos**. Para un negocio chico donde quien lleva al personal es quien los paga, eso basta. Si algún día hace falta que alguien registre asistencias sin ver sueldos, ese corte todavía no existe y hay que pedirlo. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. ##### Personal Puedes acotar por: activos; dados de baja; sin teléfono. También puedes buscar por nombre, puesto o teléfono: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por nombre, del sueldo más alto al más bajo, del más antiguo al más nuevo. ##### Asistencias Puedes acotar por: de hoy; de esta semana; de este mes; sin marcar salida. También puedes buscar por empleado o puesto: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por persona, del día más reciente al más viejo, de más horas a menos. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas la App instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Producción - id: `produccion` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/produccion - objeto central: la orden de producción — convertir materia prima en producto terminado ### La necesita quien - Fabrica lo que vende, no solo lo revende - No sabe cuánto le cuesta de verdad lo que produce - Se le acaba la materia prima a media tanda - Se le echa a perder parte de lo que produce y no lo tiene medido - Dijo que tiene recetas, fórmulas o mezclas - Pidió órdenes de producción o control de planta ### Lo que NO hace - No lleva la materia prima — eso es Insumos, y de ahí la saca - No lleva el producto terminado — eso es Inventario, y ahí lo deja - No programa turnos ni gente — eso es Personal - No calcula el precio de venta: dice cuánto costó, no a cómo venderlo - No maneja procesos por etapas ni control de calidad todavía ### Con qué se confunde - **Inventario**: Inventario dice qué hay para vender. Producción es lo que convierte insumos en eso: saca de un lado y mete del otro, y de ahí sale el costo real. - **insumos**: Insumos dice cuánta materia prima queda. Producción es quien se la come, y la receta dice cuánta. - **Compras**: Compras trae la materia prima de fuera. Producción la convierte. Si falta para una tanda, se pide en Compras. - **Pedidos**: Pedidos dice quién encargó qué. Producción es quien lo hace, y una tanda puede nacer de un renglón de un pedido y saber para quién es. ### Producción Qué se fabrica, con qué, cuánto sale y cuánto se merma. #### La receta es del producto, no de la orden Un pan lleva lo mismo hoy que mañana. La receta se escribe **una vez** —qué materia prima lleva y cuánto rinde una tanda— y todas las órdenes la usan. Si cambia el proveedor y sube un ingrediente, el costo se recalcula solo: no hay que corregir treinta órdenes. Lo que **sí se congela** es lo que de verdad se consumió en cada orden, con su costo del día. La receta puede cambiar mañana; esa tanda tiene que seguir pudiendo explicar lo que costó. #### Tres momentos, y cada uno mueve el almacén distinto **Planificada.** Todavía no toca nada. Es una intención con fecha. **Arrancada.** Aquí **sale la materia prima** del almacén, y se congela lo que costó. Se descuenta al arrancar y no al terminar porque es cuando de verdad se saca del anaquel: si se descontara al final, el inventario diría que hay harina que ya está en la mezcladora, y quien vaya a surtir otro pedido contaría con ella. **Terminada.** Entra el producto y se sabe cuánto costó cada pieza. Por eso arrancar y terminar son dos botones y no uno: entre uno y otro pasan horas en las que el inventario tiene que decir la verdad. #### La merma sale sola Al cerrar se pregunta **cuánto salió bueno**, y no se da por hecho que salió todo. La diferencia contra lo planeado es la merma, y no hay que capturarla: lo que se consumió ya está guardado. Y tiene una consecuencia que conviene ver: **la merma sube el costo de lo que sí salió.** Si de 400 salieron 396, esos 396 se comieron la materia prima de 400. #### El costo se calcula, no se teclea Al terminar, el costo del producto se actualiza con lo que de verdad costó producirlo. Sin eso, el margen que enseña Inventario se calcula contra un número que alguien tecleó una vez, y el negocio cree que gana lo que no gana. #### Una tanda puede tener dueño Casi siempre se produce **para tener**: se hace la tanda y de ahí se surte a quien caiga. Pero el caso de todos los días de quien fabrica es el otro: un cliente encarga algo que no está hecho, y esa tanda sale **por él**. Por eso desde el renglón del pedido de venta se puede mandar a producir. La orden nace con el producto puesto, con la cantidad que falta, con la fecha que se le prometió al cliente **y ligada**: sabe de qué pedido y de qué cliente viene, lo dice en la lista con su acote "Sobre pedido", en la ficha y al cerrarla, que es cuando hay que hablarle a esa persona. Y el pedido dice qué tanda lo está haciendo, en qué va y para cuándo. **Si el producto no tiene receta, se escribe ahí mismo** y se sigue derecho a planificar. Sin receta esta App no sabe qué consumir ni puede calcular la merma, que es el número por el que existe; mandar a la sección de Recetas a empezar de cero perdería el pedido de vista justo cuando es lo que explica por qué hay que escribirla. **La cantidad no tiene que coincidir.** Te encargaron 3 y la tanda rinde 100: se produce la tanda. La liga dice de dónde **nació** la orden, no que lo producido sea exclusivo de ese cliente. **Y nada bloquea.** Producir no compromete dinero con nadie —la materia prima ya es tuya—, así que aquí no hay aviso de anticipo: se avisa de lo que falta y se deja seguir. #### Lo que está en la mezcladora ya no se compra Una orden **en proceso** cuenta como mercancía en camino, igual que una orden de compra ya pedida: Compras deja de decirte que compres lo que tú mismo estás haciendo. Solo las que están en proceso, y el paralelo es exacto: una compra en borrador no se le pidió a nadie y una orden planificada todavía no consumió materia prima —las dos se cancelan sin consecuencias—. Una compra pedida ya está pedida y una orden en proceso ya sacó los insumos del anaquel: las dos van a llegar. #### No es dueña de nada La orden vive aquí, pero **la materia prima sale como movimiento de Insumos y el producto entra como movimiento de Inventario**. Una App de producción con su propio almacén sería un silo: a las tres semanas su conteo y el del almacén dirían cosas distintas y no habría forma de saber cuál creer. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: planificadas; en proceso; terminadas; se pasó la fecha; con merma; con pérdida; las que surten un pedido. También puedes buscar por producto, folio o cliente: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar del folio más alto al más bajo, de la más grande a la más chica. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Producción instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Compras - id: `compras` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/compras - objeto central: la orden de compra — qué le pediste a tu proveedor, a qué precio y cuándo llega ### La necesita quien - Le compra a un proveedor lo que después revende - Pide mercancía sobre pedido cuando un cliente le encarga algo - No sabe qué le falta pedir hasta que un cliente reclama - Se le acaba un producto y se entera cuando alguien lo busca - Pidió llevar sus compras, órdenes de compra o proveedores - Quiere saber cuánto le debe a su proveedor ### Lo que NO hace - No lleva lo que hay en el anaquel — eso es Inventario - No registra el pago al proveedor — eso es Egresos, y la compra lo genera sola - No vende ni cotiza — eso es Pedidos - No lleva lo que se consume y no se vende — eso es Insumos - No compara precios entre proveedores todavía ### Con qué se confunde - **Inventario**: Compras es lo que le pediste al proveedor y todavía no llega. Inventario es lo que ya está en el anaquel. Al recibir una orden, lo que traía pasa de una a la otra. - **Finanzas**: La compra dice qué pediste; el egreso dice cuánto debes por lo que llegó. Cada recepción genera su egreso sola, así que aquí no se captura ningún gasto a mano. - **insumos**: Lo que separa a las dos no es el proveedor, es si la cosa se vende o se consume. El cloro que revendes se compra aquí; el que usas para limpiar tu local es Insumos. ### Compras Qué le pides a tu proveedor, a qué precio y cuándo llega. #### Se pide por dos razones y da lo mismo A veces un cliente te encarga algo que no tienes y hay que conseguirlo. Otras te adelantas y pides para tener de qué vender. **Esta App no las separa**, y es a propósito: la mitad de las órdenes reales llevan las dos cosas —lo del pedido de la lavandería y de paso tres cajas para el anaquel— y el proveedor manda una sola caja. Partirlas en dos pantallas obligaría a elegir antes de saber. #### "Qué falta" es lo único que hay que mirar Es la primera sección y la única que alguien abre sin que se lo pidan. Sale de los pedidos que están esperando entrega: **lo que ya vendiste y no tienes**. Y descuenta lo que viene en camino. Sin eso, cada vez que alguien entrara vería la misma falta y acabaría pidiendo dos veces la misma caja. Con el botón de "pedir todo esto" la orden nace con los renglones y las cantidades puestas. Es la diferencia entre una App que te dice qué pedir y una que solo guarda lo que ya decidiste. #### Un renglón puede tener dueño "Qué falta" contesta _faltan tres de esto_. Lo que no contesta es _de quién son_, y no puede: es una suma por producto, y ahí ya se perdió el pedido del que salió cada pieza. Por eso desde el pedido de venta se puede pedir un renglón directo al proveedor. La orden nace con ese renglón puesto **y ligado**: sabe de qué pedido y de qué cliente viene, lo dice en la lista, en la orden y a la hora de recibir. **La liga va por renglón, no por orden**, por lo mismo que esta App no separa las dos razones de comprar: una orden lleva lo del cliente y de paso lo del anaquel. Si una caja sirve a dos clientes, son dos renglones de la misma orden. **Y la cantidad no tiene que coincidir.** Vendiste tres y le pides doce porque el proveedor vende por caja. La liga dice de dónde nació el renglón, no que la mercancía sea exclusiva de ese cliente. Si el cliente todavía no ha abonado nada, se avisa antes de pedir: vas a comprometer dinero con tu proveedor por una promesa. **Avisa y deja seguir** — vender sobre pedido es media vida de un distribuidor. #### La orden vive tres momentos **Borrador.** Se arma, se corrige, se le agregan renglones. Todavía no existe para nadie más. **Pedida.** Ya se la mandaste a tu proveedor. **De aquí en adelante no se edita**: el proveedor tiene en la mano una lista que dice otra cosa, y cambiar la nuestra en silencio haría que la recepción cuadre contra un documento que nadie más tiene. **Recibida.** Llegó. Y si llegó a medias, se queda en _llegó a medias_ con lo que falta a la vista, que es lo que te deja reclamarle al proveedor con un número en vez de con una sospecha. #### Recibir es lo que hace que esta App valga la pena Cuando anotas qué llegó pasan tres cosas en el mismo movimiento: 1. **Sube tu inventario**, como una entrada normal con su motivo. El histórico del producto sigue cuadrando con su saldo. 2. **Se actualiza el costo** de cada producto al último que pagaste. Sin esto, el margen que enseña Inventario sigue calculado con el precio del año pasado y crees que ganas más de lo que ganas. 3. **Nace el gasto en Egresos**, por lo que de verdad llegó. El gasto nace al recibir y no al pedir porque **un pedido no es todavía una deuda**: se cancela, llega a medias, llega distinto. Lo que debes es lo que te surtieron, y es también como te factura el proveedor. Si marcas que ya se pagó, el egreso entra pagado. Si no, queda por pagar y se le da salida en Egresos el día que se pague. #### Lo que se pide tiene que estar en tu inventario No se puede escribir "20 sacos cemento gris" a mano. Con texto libre, a la semana siguiente eso y "cemento gris 20 sacos" son dos cosas distintas: nadie puede sumar cuánto cemento debes, y cuando llegue la mercancía no hay a qué renglón meterla. Lo que no esté en el catálogo se da de alta en Inventario y ya queda bien puesto para siempre. #### Con un proveedor no se pregunta Si tienes uno solo, entra puesto en cada orden. La lista de proveedores es para tener a la mano a quién marcarle, no un catálogo que haya que mantener. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: sin mandar al proveedor; pedidas y sin recibir; ya recibidas; se pasó la fecha esperada; las que surten un pedido de un cliente. También puedes buscar por proveedor, folio, nota o para qué se compró: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar del folio más alto al más bajo, de la más grande a la más chica, de la que llega primero a la última. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Compras instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Logística - id: `logistica` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/logistica - objeto central: la guía de reparto — qué pedidos salen a entregarse, quién los lleva y cómo le fue al viaje ### La necesita quien - Reparte con camioneta propia o con un flete a sus clientes - Sale una ruta con varias entregas y nadie sabe qué volvió sin entregar - Pregunta "¿ya salió lo de tal cliente?" y la respuesta está en la cabeza del chofer - Reprograma entregas que no se pudieron hacer y se le pierden - Pidió llevar sus rutas, repartos, entregas o guías de salida ### Lo que NO hace - No levanta pedidos ni decide qué se debe entregar — eso es Ventas - No baja el inventario ni cobra por su cuenta — el pedido lo hace solo al entregarse - No lleva la nómina del repartidor — quién reparte se escribe libre, sea empleado o flete - No rastrea la camioneta en un mapa ni calcula rutas ### Con qué se confunde - **Pedidos**: El pedido dice QUÉ se debe entregar; la guía dice CÓMO va en camino. Ventas levanta el pedido y lo deja listo; Logística junta varios listos, los sube a la camioneta y cuenta qué se entregó. Al confirmar la entrega, el pedido se cierra en Ventas solo. - **Inventario**: Inventario es lo que hay en el anaquel. La guía no lo toca — la mercancía baja cuando el pedido se entrega, y eso lo hace el pedido, no la guía. ### Logística Qué pedidos salen a entregarse, quién los lleva y cómo le fue al viaje. #### La guía es el viaje, no el pedido Un pedido dice qué se debe entregar. Pero la camioneta no sale con un pedido: sale con seis, para tres ciudades, con un chofer y una hora de salida. **Eso es la guía**: los pedidos que ya están listos, subidos al mismo viaje. Sin ella, la ruta vive en la cabeza del que maneja, y "¿ya salió lo de Querétaro?" se contesta llamándole. #### Quién reparte se escribe libre El nombre del repartidor y el vehículo son texto: sirve igual para el empleado de planta, el sobrino que ayuda el sábado y el flete contratado. Amarrarlo a la nómina dejaría fuera justo esos casos. #### La guía vive cuatro momentos **Por salir.** Se arma y todavía se edita: se le suben y bajan pedidos, se cambia el chofer. Si tiene fecha de salida y ya se pasó, se marca atrasada. **En camino.** Se despachó. Sus pedidos ya no se pueden subir a otra guía —dos camionetas saliendo por la misma caja se descubren en la puerta del cliente— y la guía ya no se edita. **Entregada.** Volvió y todo se entregó. **Volvió con pedidos.** Se entregó una parte. Los pedidos que volvieron **se quedan exactamente como estaban** —listos— y aparecen otra vez entre los que se pueden subir a la guía de mañana. Reprogramar es armar otro viaje, no editar la historia de este. #### Al entregar, el pedido se cierra solo Cuando la guía vuelve, se palomea qué se entregó. Cada pedido entregado **se cierra con la misma operación de Ventas**: baja del inventario lo que llevaba y se cobra lo que faltaba por cobrar —o queda por cobrar en Ingresos, si no se cobró en la puerta—. Logística no repite nada de eso por su cuenta. Si el reparto y la venta calcularan cada quien su inventario, al mes no cuadrarían. #### Un pedido, una guía viva Un pedido puede haber viajado en varias guías a lo largo de su vida —salió, no se entregó, se reprogramó— pero solo puede ir en **una guía viva a la vez**. La base lo rechaza con el folio de la guía donde ya va. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: sin salir; en la calle; entregadas; no entregadas; se pasó la fecha de salida. También puedes buscar por repartidor, vehículo, folio o nota: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar del folio más alto al más bajo, de la más grande a la más chica, de la que sale primero a la última. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Logística instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Cobranza - id: `cobranza` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/cobranza - objeto central: la deuda de un cliente — cuánto te debe, desde cuándo y qué sigue para cobrarla ### La necesita quien - Vende a crédito y no sabe quién le debe hoy - Se le pasan las fechas de cobro y se entera cuando el cliente ya no contesta - Lleva lo que le deben en una libreta aparte de sus ventas - Pidió llevar sus cuentas por cobrar, su cartera o su cobranza - Tiene clientes que le pagan a treinta días y no lleva la cuenta - Entrega primero y cobra después ### Lo que NO hace - No registra el dinero que ya entró — eso es Ingresos, y un cobro de aquí aterriza allá solo - No levanta el pedido ni decide a quién se le fía — eso es Pedidos - No manda recordatorios ni corre un cobro automático - No calcula intereses moratorios ni refinancia una deuda; un crédito con tasa y plazo es Préstamos - No lleva el expediente del cliente — eso es Clientes ### Con qué se confunde - **Finanzas**: Son la misma fila en dos momentos. Cobranza es lo que todavía te deben; Ingresos, lo que ya entró. Cobrar aquí lo mueve allá solo, sin capturar nada dos veces. - **Deudas**: El mismo modelo con el signo cambiado. Cobranza es lo que te deben, Deudas lo que debes. Se ven iguales a propósito. - **Clientes**: Clientes dice quién es y qué te ha comprado. Cobranza dice cuánto de eso sigue sin pagarse. El saldo del cliente sale de aquí. - **Préstamos**: Una cuenta por cobrar es una venta sin pagar. Un préstamo es dinero prestado con tasa, plazo y amortización, y ese es otro objeto. ### Cobranza Quién te debe, cuánto y desde cuándo, con lo vencido hasta arriba. Es el espejo exacto de **Deudas**. Mismo modelo, mismo objeto, el signo cambiado. Si ya sabes usar una, ya sabes usar la otra. #### Por qué no vive dentro de Ingresos Porque son dos preguntas que se hacen en momentos distintos del día. Ingresos contesta **"¿cuánto entró?"**, que es un flujo: no significa nada sin decir cuándo, y por eso se mira por periodo —hoy, la semana, el mes—. Cobranza contesta **"¿quién me debe y desde cuándo?"**, que es un saldo. Se debe hoy aunque la venta haya sido en marzo, y **aquí no hay periodo que elegir**: recortar por fecha escondería la deuda más vieja, que es justo la primera que hay que perseguir. Mezcladas, la pantalla del dinero que entró se llenaba de dinero que no ha entrado: un negocio con cuatro pedidos a crédito abría Ingresos y leía "$0 cobrado hoy" encima de una lista de puro por cobrar. **Lo que se partió fue la pantalla, no el dato.** Es la misma fila de la misma tabla, vista con la otra intención. Nadie captura nada dos veces. #### Lo que resuelve **La deuda existe desde que se compromete, no desde que se entrega.** Un pedido a crédito levantado el lunes para entregar en tres semanas ya te debe: aparece aquí ese mismo lunes, con su fecha límite. Esperar a la entrega es no ver tres semanas de cartera. **Lo vencido se separa solo.** Un renglón pasado de fecha se marca con los días de retraso, sin que nadie tenga que revisar nada. **El total de lo que te deben es un número, no una suma a mano.** Arriba, junto con cuánto de eso ya está vencido. #### Cómo se usa ##### Cobrar **"Ya me pagó"** salda el renglón: desaparece de esta lista y aparece en Ingresos con la fecha del día que entró el dinero. Es la misma fila cambiando de estado, así que no hay nada que conciliar después. ##### Las secciones | Sección | Qué trae | | -------------- | ---------------------------------------- | | **Todo** | Todo lo que te deben, lo vencido primero | | **Vencido** | Pasado de la fecha acordada | | **Por vencer** | Con fecha, todavía dentro de plazo | | **Sin fecha** | Lo que se debe sin haber acordado cuándo | **Sin fecha** no es un descuido de la pantalla, es un hallazgo: una deuda sin fecha acordada no se puede perseguir, y verlas juntas es lo que hace evidente cuántas hay. #### Lo que nace en otra App Una deuda con origen —la que genera un pedido a crédito— **no se edita aquí**. Aparece marcada con la App de donde viene, y ahí es donde se corrige. Cobrarla sí se hace desde aquí. Si el monto se pudiera tocar en los dos lados, los dos números dejarían de coincidir. #### Lo que todavía no hace - **Recordatorios**: no manda correo ni mensaje al cliente. - **Parcialidades**: se cobra completo o no se cobra. Un abono parcial todavía no tiene dónde registrarse. - **Antigüedad de saldos**: no hay el reporte de 30/60/90 días. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: ya vencieron; vencen pronto; sin fecha límite. También puedes buscar por concepto o proveedor: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por cliente, del más reciente al más viejo, del que más debe al que menos, del que vence primero al último. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Cobranza instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Deudas - id: `deudas` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/deudas - objeto central: lo que le debes a alguien — cuánto, a quién y para cuándo ### La necesita quien - Le debe a varios proveedores y no sabe cuánto en total - Se le pasan las fechas de pago y se entera cuando le hablan - Compra a crédito con sus proveedores - Pidió llevar sus cuentas por pagar - Paga la renta, la nómina y los servicios y quiere verlos venir - No sabe cuánto tiene que salir esta semana ### Lo que NO hace - No registra el dinero que ya salió — eso es Egresos, y un pago de aquí aterriza allá solo - No levanta la orden de compra ni recibe la mercancía — eso es Compras - No programa pagos ni los manda al banco - No negocia plazos ni calcula intereses - No consolida el resultado del negocio — eso es Finanzas ### Con qué se confunde - **Finanzas**: Son la misma fila en dos momentos. Deudas es lo que todavía debes; Egresos, lo que ya salió. Pagar aquí lo mueve allá solo, sin capturar nada dos veces. - **Cobranza**: El mismo modelo con el signo cambiado. Deudas es lo que debes, Cobranza lo que te deben. Se ven iguales a propósito. - **Compras**: Compras administra la orden y lo que se recibió. Deudas solo el dinero que falta salir. Una orden de compra deja una deuda, no la reemplaza. ### Deudas Lo que le debes a cada proveedor, cuánto y para cuándo. Es el espejo exacto de **Cobranza**. Mismo modelo, mismo objeto, el signo cambiado. Si ya sabes usar una, ya sabes usar la otra. #### Por qué no vive dentro de Egresos Por la misma razón que Cobranza no vive dentro de Ingresos: son dos preguntas de momentos distintos. Egresos contesta **"¿cuánto salió?"**, que es un flujo y se mira por periodo. Deudas contesta **"¿cuánto tengo que pagar y cuándo?"**, que es un saldo: lo debes hoy aunque la compra haya sido el mes pasado. **Aquí no hay periodo que elegir**, porque recortar por fecha escondería la deuda más vieja, que es justo la que ya se venció. **Lo que se partió fue la pantalla, no el dato.** Es la misma fila de la misma tabla, vista con la otra intención. #### Lo que resuelve **Lo que sale esta semana deja de ser una sorpresa.** Cada deuda trae su fecha, y lo vencido se marca solo con los días de retraso. **"¿Cuánto le debo a Privalia?" se contesta de un vistazo**, sin sumar renglones a mano. **Una compra pagada por adelantado también deja rastro.** Pagar una orden antes de que llegue la mercancía se registra desde Compras y aterriza en Egresos; lo que queda a deber, aquí. #### Cómo se usa ##### Pagar **"Ya lo pagué"** salda el renglón: desaparece de esta lista y aparece en Egresos con la fecha del día que salió el dinero. Es la misma fila cambiando de estado. ##### Las secciones | Sección | Qué trae | | -------------- | --------------------------------------- | | **Todo** | Todo lo que debes, lo vencido primero | | **Vencido** | Pasado de la fecha de pago | | **Por vencer** | Con fecha, todavía dentro de plazo | | **Sin fecha** | Lo que debes sin fecha de pago acordada | #### Lo que nace en otra App Una deuda con origen —la que genera recibir una orden de compra— **no se edita aquí**. Aparece marcada con la App de donde viene, y ahí es donde se corrige. Pagarla sí se hace desde aquí. #### Lo que todavía no hace - **Parcialidades**: se paga completo o no se paga. Un abono a cuenta todavía no tiene dónde registrarse. - **Recurrentes**: la renta se captura cada mes a mano. - **Programación de pagos**: no hay calendario ni salida al banco. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: ya vencieron; vencen pronto; sin fecha límite. También puedes buscar por concepto o proveedor: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por proveedor, por categoría, de la más grande a la más chica, de la que vence primero a la última. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Deudas instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Facturación - id: `facturacion` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/facturacion - objeto central: la factura — el comprobante con folio, cliente, líneas e IVA de lo que ya se entregó ### La necesita quien - Sus clientes le piden factura o comprobante por lo que les vende - Vende a otros negocios y necesita desglosar el IVA de cada venta - Pierde el rastro de qué pedidos ya facturó y cuáles no - Quiere un folio serio por cada entrega, no un ticket suelto - Pidió llevar su facturación o sus comprobantes de venta ### Lo que NO hace - NO timbra CFDI ni se conecta a un PAC o al SAT — emite un comprobante interno; la factura fiscal se sigue haciendo en el PAC de siempre - No captura facturas a mano — solo emite desde un pedido entregado o una venta de mostrador, con las líneas copiadas tal cual - No cobra ni registra el dinero — eso es Ingresos - No factura lo que no se ha entregado — un pedido en curso no se puede facturar ### Con qué se confunde - **Finanzas**: La factura es el comprobante de lo que se entregó; el ingreso es el dinero que entra por ello. Cancelar una factura no devuelve ningún cobro, y un cobro puede existir sin factura. - **Pedidos**: Ventas lleva el pedido mientras vive — se cotiza, se surte, se entrega —. Facturación empieza donde Ventas termina: solo toca pedidos ya entregados, y los retrata congelados. - **Punto de venta**: El ticket de mostrador es el cobro del momento; la factura es su comprobante formal con folio propio e IVA desglosado, para el cliente que lo pide. ### Facturación El comprobante de lo que ya se entregó: folio, cliente, líneas, IVA y total. #### Esto no es un CFDI, y lo decimos primero Esta App **no timbra ante el SAT ni se conecta a ningún PAC**. Lo que emite es un **comprobante interno**: sirve para llevar el folio, saber qué se facturó y qué no, y tener el documento listo con su IVA desglosado. Si tu cliente necesita factura fiscal, se emite en tu PAC como siempre; el aviso está fijo en la propia pantalla para que nadie entregue un comprobante creyendo que ya cumplió con el SAT. #### La factura no se captura: se emite Aquí no hay un formulario con renglones. Una factura sale de **algo que ya pasó**: un pedido de Ventas que ya se entregó, o un ticket de Mostrador. Sus líneas se **copian congeladas** del documento origen —descripción, cantidad, precio, importe— y el precio de mañana no puede cambiar la factura de hoy. Es a propósito: capturar a mano dejaría facturar lo que nunca se vendió, o que la factura y el pedido dijeran cifras distintas. Si el documento no existe, primero se entrega en Ventas o se cobra en Mostrador, y aparece solo en "Por facturar". #### "Por facturar" se contesta sola La primera sección es la lista de lo que ya se entregó o cobró y todavía no tiene factura. No hay que acordarse de nada: entregar un pedido o cobrar un ticket lo pone en la lista, y emitir su factura lo saca. #### El IVA se desglosa hacia adentro Lo que se cobró ya trae el IVA en el precio —es lo que el cliente pagó—, así que el desglose va hacia adentro: subtotal = total ÷ 1.16, y el total de la factura dice exactamente lo que se cobró. Sumarle un 16 % encima haría que la factura dijera más que el ticket. #### Cancelar conserva Una factura cancelada **no se borra**: se queda con su folio, sus renglones y el **motivo**, que es obligatorio. Un folio que desaparece es un hueco que nadie puede explicar, y un comprobante cancelado sin motivo es casi lo mismo. Al cancelarla, el documento origen vuelve a "Por facturar" por si hay que emitirla de nuevo. #### Cada documento se factura una vez Mientras una factura viva, su pedido o su ticket no se puede volver a facturar. Cancelarla lo libera: así la equivocada no estorba a la buena, y nunca hay dos facturas vivas del mismo documento. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: emitidas; canceladas. También puedes buscar por cliente o folio: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar del folio más alto al más bajo, de la más reciente a la más vieja, de la más grande a la más chica. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Facturación instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Finanzas - id: `finanzas` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/finanzas - objeto central: el resultado — cuánto entró, cuánto salió y cuánto quedó ### La necesita quien - No sabe si su negocio está ganando o perdiendo - Quiere un reporte de cómo le fue el mes - Tiene sus ingresos por un lado y sus gastos por otro y nunca los junta - Pide "reportes financieros" sin poder decir de qué exactamente ### Lo que NO hace - No persigue lo que te deben ni lo que debes; eso es Cobranza y Deudas - No es contabilidad: no hay catálogo de cuentas, ni pólizas, ni cargos y abonos - No genera balanza contable ni balance general, solo estado de resultados y flujo - No se conecta con tu banco ni concilia estados de cuenta - No declara impuestos ni calcula lo que le debes al SAT - No proyecta a futuro ni hace presupuestos ### Con qué se confunde - **Cobranza**: Finanzas enseña el dinero que YA se movió. Cobranza es lo que todavía te deben, que no es dinero hasta que entra. - **Deudas**: Lo mismo del otro lado: aquí está lo que ya pagaste; en Deudas, lo que falta por pagar. - **Facturación**: Facturación emite CFDIs. Finanzas mide el resultado del negocio, que rara vez coincide con lo facturado. ### Finanzas Cuánto entró, cuánto salió y cuánto quedó. El estado de resultados de tu negocio, armado solo. > **Eran tres Apps.** Ingresos y Egresos se juntaron aquí. Son las dos caras > del mismo movimiento con distinto signo, y partirlas obligaba a cambiar de App > para contestar "¿cómo voy este mes?", que es una sola pregunta. Adentro se > siguen distinguiendo —tienen su propia sección, y lo que entra y lo que sale > se capturan distinto—: lo que se fue es la frontera, no la distinción. #### Lo que entra y lo que sale **Ingresos** y **Egresos** son dos secciones de esta App, cada una con su lista, su periodo y su alta. Se acotan por **origen**: lo que nació en otra App —una venta, una compra— y lo que se capturó a mano. Esa diferencia importa: **una fila nacida en otra App no se edita aquí**. Su verdad vive allá, y corregirla en dos sitios es como los dos números empiezan a discrepar. Una capturada a mano sí se corrige donde se capturó. Lo que **falta** cobrar o pagar no está aquí: se fue a **Cobranza** y a **Deudas**, que es donde se persigue. Aquí solo hay dinero que ya se movió. ##### No todo lo que entra es ingreso Meterle capital al negocio, recibir un préstamo o que te devuelvan dinero **mueve tu caja sin que hayas ganado nada**. La casilla **"esto no es un ingreso"** lo marca: cuenta en tu dinero, no en tu utilidad. Sin eso, el día que metes $200,000 al negocio parecería el mejor mes de ventas de tu vida. Los abonos que llegan de **Préstamos** ya vienen partidos solos: el capital no cuenta como ingreso —es dinero tuyo regresando— y el interés sí. ##### Lo que nace en otra App no se edita aquí Los pedidos de **Pedidos**, los abonos de **Préstamos**, las recepciones de **Compras**: aparecen solos, marcados con la App de donde vienen, y se corrigen allá. No es una limitación. Su verdad vive en el préstamo o en el pedido, y si se pudieran cambiar por los dos lados, un día el saldo del crédito y el ingreso dirían cosas distintas y no habría forma de saber cuál creer. ##### Lo que todavía no hace - **Comprobantes adjuntos**: no se le puede subir la foto del ticket. - **Recurrentes**: la renta se captura cada mes a mano. - **Presupuesto**: no hay tope por categoría ni aviso al pasarse. #### Son dos números, no uno Arriba hay dos titulares y **no se pueden juntar**: > **¿Gano dinero?** Lo que ingresaste menos lo que gastaste. > > **¿Me alcanza el dinero?** Todo lo que entró menos todo lo que salió. Parecen lo mismo y no lo son, porque **no todo el dinero que se mueve es resultado**: | Movimiento | ¿Mueve la caja? | ¿Es resultado? | |---|---|---| | Vender y cobrar | Sí | **Sí**, ingreso | | Pagar la renta | Sí | **Sí**, gasto | | Prestarle a un cliente | Sí | No. Cambias caja por un derecho de cobro | | Que te paguen el capital | Sí | No. Recuperas lo que ya era tuyo | | Que te paguen el interés | Sí | **Sí**, ingreso | | Comprar una camioneta | Sí | No. Cambias dinero por camioneta | | Meterle capital al negocio | Sí | No. No lo ganaste | | Retirar utilidades | Sí | No. Es tuyo saliendo, no costo de operar | Un negocio que crece prestando **gana dinero y se queda sin efectivo al mismo tiempo**: cada peso de utilidad se va a la calle. Si solo viera la utilidad, se sentiría rentable hasta el día que no pueda pagar la nómina. Por eso están los dos. #### Lo que se ve | Bloque | Qué dice | |---|---| | **¿Gano dinero?** | Ganaste o perdiste, y cuánto, en los últimos 12 meses | | **¿Me alcanza?** | Lo que hay hoy sumando todas tus cuentas | | **Ingreso / Gasto / Utilidad** | Los tres números, con el margen | | **Dónde está tu dinero** | El saldo de cada cuenta: caja, bancos | | **En la calle** | Capital prestado que no ha regresado. Solo con Préstamos | | **Te deben / Debes** | Lo pendiente, con lo que ya está vencido marcado | | **Mes por mes** | Un renglón por mes, con barras para ver la tendencia | | **En qué se fue el dinero** | Tus gastos por categoría, con su porcentaje | #### Caja y bancos Aquí viven tus cuentas: la caja del negocio, el banco, la tarjeta. Cada una con su saldo. **El saldo se calcula, nunca se teclea.** Sale de tu saldo inicial más lo que entró menos lo que salió. Por eso no se puede desincronizar: si corriges un movimiento de hace tres meses, el saldo se recalcula solo. **El saldo inicial es lo que había el día que empezaste.** Sin ese número nunca va a cuadrar con tu banco, porque le faltaría toda la historia anterior. **Los traspasos no son ingreso ni gasto.** Mover dinero de tu caja a tu banco no te hace ni más rico ni más pobre: el negocio tiene lo mismo, solo cambió de lugar. Por eso tienen su propio botón y no se registran como dos movimientos. Si tienes una sola cuenta nunca te va a preguntar de cuál salió cada peso. La pregunta aparece cuando tienes más de una. "Mes por mes" y "en qué se fue el dinero" usan **solo el resultado**. Un mes con un préstamo grande no puede parecer un mal mes, y "financiero" no puede comerse la gráfica de gastos por un desembolso que no es gasto. #### Por qué la tendencia y no solo el total Un mes malo es ruido. Tres meses seguidos a la baja son un problema, y son visibles mucho antes de que el total del año lo delate. Por eso "mes por mes" no es un adorno del reporte: es la parte que se mira. #### Lo que todavía no hace - **Balanza contable**: no hay catálogo de cuentas ni pólizas. - **Conciliación bancaria**: no se conecta con tu banco ni importa estados de cuenta. Los saldos salen de lo que capturas. - **Elegir el periodo**: siempre son los últimos 12 meses. - **Exportar**: no se puede bajar a Excel ni a PDF. - **Estimar lo incobrable**: un préstamo vencido sigue contando completo en la cartera aunque ya se vea difícil de recuperar. ## Reservas - id: `reservas` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/reservas - objeto central: el rango de fechas que aparta un recurso de un conjunto finito - necesita: Clientes ### La necesita quien - Aparta cuartos, cabañas, salones, canchas o equipo por noches o por días - Le ha pasado vender dos veces lo mismo para las mismas fechas - Lleva el calendario en una libreta, en un pizarrón o en un Excel compartido - Necesita saber qué le queda libre en un puente antes de contestar un WhatsApp ### Lo que NO hace - No cobra ni registra el dinero de la estancia: eso vive en Ingresos - No guarda al huésped ni su historial; la persona vive en Clientes - No lleva el estado del cuarto ni la limpieza: eso es Habitaciones - No sirve para citas de una hora con una persona; para eso está Agenda ### Con qué se confunde - **agenda**: Una cita es un PUNTO en el tiempo con una persona. Una reserva es un RANGO de fechas sobre un recurso de un conjunto finito. La pregunta que contesta Reservas no es "¿está libre este horario?" sino "¿queda al menos una unidad libre TODAS las noches del 14 al 17?". - **Inventario**: Inventario cuenta lo que se vende y se agota. Una unidad reservable no se agota: se ocupa y regresa. Inventario sabe decir "quedan 12 piezas"; aquí hace falta "quedan 3 dobles el sábado", que es otro cálculo. ### Reservas Qué está apartado, para cuándo, y qué queda libre en cada fecha. Sirve a cualquier negocio que aparte algo por un rango de fechas: un hotel, unas cabañas, un salón de eventos, una cancha o una renta de equipo. Lo que ese recurso sea en cada giro lo pone la App vertical encima; aquí es siempre una **unidad**. #### Lo que resuelve **La sobreventa, y la resuelve en la base de datos.** Es la parte que más importa y la que casi nunca se hace bien. Comprobar "¿está libre?" desde la pantalla y guardar después deja una rendija entre las dos consultas, y esa rendija es exactamente donde nace un cuarto vendido dos veces: dos personas en el mostrador, a la misma hora, con la misma disponibilidad en pantalla. Aquí lo impide una restricción de la base de datos. No hay forma de guardar dos reservas que se pisen, ni desde esta pantalla, ni desde otra, ni desde una llamada directa a la interfaz de programación. **El día de salida queda libre.** Quien sale el 17 no bloquea al que entra el 17. Parece un detalle y no lo es: con el criterio contrario un hotel pierde una noche por reserva y el calendario deja de ser confiable. #### Cómo se usa 1. **Da de alta tus unidades.** Nombre —"204", "Cabaña del roble"—, tipo, capacidad y tarifa. La tarifa es la de lista. 2. **Nueva reserva: primero las fechas.** Se preguntan antes que la unidad a propósito. Con las fechas puestas, lo que se enseña ya está libre; al revés habría que escoger dos veces. 3. **Elige la unidad y el huésped.** El huésped sale de Clientes. 4. **Registra la entrada y la salida.** Son estados de la misma reserva, no capturas distintas. La tarifa se **copia** a la reserva al crearla. Subir el precio de lista no reescribe lo que alguien ya tiene apartado. #### Cancelar no borra Una reserva cancelada se queda con su estado y libera las fechas. Así se puede contestar "¿quién canceló el puente de noviembre?" el día que alguien lo pregunte, que es justo lo que un borrado se lleva por delante. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: entran o salen hoy; están en casa; las que vienen. También puedes buscar por cliente, unidad, teléfono o nota: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por huésped, por unidad, de la que entra primero a la última, de la más larga a la más corta. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Reservas instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. ## Documentos - id: `documentos` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/documentos - objeto central: el documento — de quién es, qué es, y cuándo deja de servir ### La necesita quien - Guarda identificaciones, contratos o comprobantes de sus clientes - Le piden un papel y tiene que buscarlo en el correo o en WhatsApp - Trabaja con documentos que caducan - Vuelve a pedirle al cliente algo que ya le había mandado - Tiene carpetas en la computadora con nombres que nadie más entiende ### Lo que NO hace - No firma documentos ni valida firmas electrónicas - No genera documentos: guarda los que ya existen - No guarda los datos de las personas: eso vive en Clientes - No emite facturas fiscales — eso es Facturación - No edita el archivo; para reemplazarlo se sube el nuevo y se retira el viejo - No avisa por correo cuando algo vence; hay que abrir la App ### Con qué se confunde - **Facturación**: Facturación EMITE el CFDI y lo timbra. Documentos solo guarda archivos que ya existen, incluida la factura de un proveedor que llegó por correo. - **Clientes**: Clientes guarda quién es la persona —su teléfono, su historial—. Documentos guarda sus papeles y cuándo caducan. - **Chat**: En el Chat los archivos viajan dentro de una conversación y se pierden al desplazarse. Aquí el documento cuelga de un cliente o de un trámite, y se busca por nombre. ### Documentos El archivero del negocio: identificaciones, comprobantes, contratos, carátulas y facturas, cada uno colgado de quien es y con la fecha en que deja de servir. #### No es una carpeta de Drive Dos cosas la separan de un almacén de archivos, y las dos son la razón de que exista: 1. **Todo documento cuelga de algo.** De un cliente, o de la fila de otra App —una póliza, un pedido, un crédito—. Un archivo que no cuelga de nada es lo que hoy vive en una carpeta y nadie encuentra. 2. **Los documentos se vencen.** Una identificación caduca, un contrato termina, una carátula deja de amparar. Esa fecha es lo que convierte el archivero en una pantalla que **hay que abrir**, y no en un lugar donde se deja de mirar. #### Lo que resuelve **Deja de pedirse dos veces lo mismo.** El caso que se repite es pedirle al cliente la identificación que ya había mandado, porque quedó enterrada en un chat de hace cuatro meses. Aquí se busca por su nombre. **Lo que caduca se ve antes.** Lo vencido sube hasta arriba solo, y hay un acote de **lo que vence en 30 días**. Treinta días es lo que tarda en reponerse una identificación o en renegociarse un contrato: avisar el día que vence no sirve de nada. #### Cómo se usa ##### Subir un documento **Subir documento** pide el archivo y cuatro datos. Lo mínimo de verdad son dos: **el archivo y cómo lo vas a buscar**. | Campo | Para qué | | ------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | | Cómo lo vas a buscar| El nombre con el que lo piensas, no el del archivo. "INE de María Fernanda" | | Qué es | Identificación, comprobante, contrato, factura, foto u otro | | De quién es | El cliente. **Déjalo en blanco si es del negocio** —el acta, la cédula— | | Cuándo deja de servir| La fecha de caducidad. Vacío si no caduca | Se aceptan PDF, imágenes y documentos de oficina, **hasta 25 MB**. Un archivo ejecutable no entra, aunque le cambien la extensión. ##### Abrirlo **Abrir el archivo** genera un enlace que sirve dos minutos y se cierra. No hay direcciones permanentes: una identificación con dirección fija sería un archivo público para quien la copie una vez. ##### Retirarlo **Retirar del archivero** lo saca de la lista y **nadie puede volver a abrirlo**, ni con un enlace que hubiera guardado antes. El archivo no se destruye, así que un retiro por error se puede deshacer. ##### Reemplazar un archivo No se reemplaza: **se sube el nuevo y se retira el viejo**. Así el historial dice qué había antes, que es justo lo que alguien va a preguntar el día que la póliza no coincida con la carátula. #### Quién ve qué Entra quien tenga la App concedida. Dentro, **todo el mundo ve todo**: no hay documentos privados por persona. Si hay papeles que solo debe ver quien manda, hoy la forma de lograrlo es no conceder la App. #### Lo que todavía no hace - **Avisar por correo** cuando algo está por vencer. Hay que abrir la App. - **Versiones del mismo documento**: cada archivo es una fila independiente. - **Permisos por documento o por carpeta.** - **Vista previa dentro de la App**: el archivo se abre en otra pestaña. #### Preguntarle al Cerebro por esta lista Desde **Pregúntale al Cerebro**, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son. Puedes acotar por: ya vencieron; vencen en treinta días; del negocio y no de un cliente; identificaciones; comprobantes; contratos; facturas; fotos; de otro tipo. También puedes buscar por nombre del documento, cliente o nota: dile un nombre y te acota a eso. Se puede ordenar por nombre, por cliente, del que vence primero al último, del más reciente al más viejo. La respuesta trae **cuántos son** y hasta **veinte renglones**; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda. **Solo acota por lo que esta lista sabe acotar.** Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Documentos instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra. # Siempre incluidas (vienen con cualquier Workspace) ## Admin - id: `admin` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/admin - objeto central: el Workspace — qué negocio es, quién trabaja aquí, qué Apps tiene, quién entra a cada una y qué se ha hecho dentro ### La necesita quien - Viene con todos los Workspaces; no se elige ni se instala ### Lo que NO hace - No configura cada App por dentro; eso vive en la Configuración de cada una - No guarda a tus clientes: eso es Clientes - Su bitácora dice qué pasó, no lo arregla; no se edita ni se borra ### Con qué se confunde - **Clientes**: Admin es tu equipo, quien entra al Workspace. Clientes es a quién le vendes. Nunca son la misma lista. - **Personal**: Admin es quién entra al sistema y con qué permisos. Personal es la relación laboral —contrato, sueldo, asistencia—, y hay gente en una que no está en la otra. ### Admin El Workspace: su gente, sus aplicaciones, sus accesos y su bitácora. Entra el **dueño o un admin**. No se reparte con permisos, y es a propósito: es donde se reparten los permisos, así que dársela a un miembro sería darle todo lo demás por la puerta de atrás. > **Eran dos Apps.** Usuarios y Configuración se juntaron aquí. El corte estaba > mal hecho: un acceso se reparte desde las dos —por persona en una, por App en > la otra—, así que dar de alta a alguien y abrirle Inventario obligaba a entrar > a dos sitios para una sola tarea. No se perdió nada: las siete secciones son > las mismas que ya existían. #### Los datos del negocio Nombre, país, momento del negocio y a qué se dedica. Es lo que el Cerebro lee para entender tu operación, así que vale la pena que esté al día. **La dirección del Workspace no cambia** aunque le cambies el nombre. Es un enlace que ya circula por ahí: correos, mensajes, marcadores. Cambiarlo los rompería todos sin forma de avisar. #### El rol no es el puesto Dos cosas distintas, y confundirlas termina en darle permisos a alguien por su título. **El rol** dice cuánto puede cambiar: dueño, admin o miembro. **El puesto** dice qué hace: "Encargada de mostrador". | Rol | Qué puede | |---|---| | **Dueño** | Todo, incluido nombrar a otro dueño. Siempre tiene que haber uno activo. | | **Admin** | Configura el Workspace y administra a la gente. No toca a los dueños. | | **Miembro** | Entra solo a las Apps que le marques. | #### Invitar **Invitar a alguien** pide correo, puesto, rol y —si es miembro— a qué Apps entra. Llega un correo con una liga que **vence en catorce días y solo funciona con ese correo**: si alguien la reenvía por error, la otra persona no puede entrar en su lugar. Si no llega, **Reenviar correo** repone los días sin crear una segunda liga. #### Dar de baja Nadie se borra. Dar de baja quita el acceso y la persona se queda en el historial, con lo que hizo y cuándo. Readmitirla le devuelve su lugar. #### Las aplicaciones Instalas y quitas por área. Las herramientas vienen siempre y no se quitan. Al quitar una, **sus datos no se borran**: la App deja de aparecer y vuelve con todo si la reinstalas. Algunas necesitan otras para funcionar, y esas se agregan solas. No hace falta que las busques. #### Quién entra a cada App El mismo dato, dos vistas, y por eso están juntas: en **Miembros** eliges a qué Apps entra una persona; en **Accesos**, quiénes de tu equipo entran a una App. Se guardan en el mismo lugar, así que nunca pueden decir cosas distintas. **Dueño y admin entran a todo** y no aparecen en las casillas. Si su acceso dependiera de una casilla, un descuido podría dejar al Workspace sin nadie que pueda abrir esta pantalla, y de ahí no se sale. **Admin no se concede con casilla**: va con el rol, por la misma razón. Y hay un segundo nivel: dentro de cada App, su propia sección de **Permisos** —en el menú izquierdo— detalla qué puede hacer cada quien ahí adentro. Lo de aquí es la puerta; lo de allá, lo que se puede tocar una vez dentro. #### Qué se ha hecho La **bitácora del Workspace**: quién entró a qué App y qué movió, con la hora. Cada venta, cada compra, cada producto que se da de alta, y también quién abrió Pedidos esta mañana. Se lee como una lista normal —se busca por persona, App, acción o folio, y se acota por semana, por App o por tipo de movimiento—, pero **no se edita ni se borra**. Ese es el punto: un registro que alguien puede corregir no sirve para contestar "¿quién movió esto?". **Lo que ves aquí es de este Workspace.** Los inicios de sesión no aparecen, y no es un olvido: entrar a CleverCloud pasa antes de elegir Workspace, así que no es de ninguno. Y no guarda nada delicado: el folio, el nombre de la cosa y el estado de antes y de ahora. Nunca contraseñas, códigos ni el contenido de lo que se capturó. ## Chat - id: `chat` - página: https://workspace.clevercloud.app/ayuda/chat - objeto central: la conversación del equipo ### La necesita quien - El equipo coordina el trabajo en mensajes dispersos - Necesita conservar decisiones, archivos y respuestas dentro del Workspace - Quiere conversaciones privadas y grupos con historial común ### Lo que NO hace - No administra tareas ni fechas de entrega; eso vive en Tareas - No conversa con clientes ni sustituye un canal de soporte - No reemplaza al Cerebro; aquí hablan personas del equipo ### Con qué se confunde - **tareas**: Chat conserva la conversación; Tareas conserva compromisos, responsables y fechas. ### Chat La conversación privada del equipo, por persona y por grupo, dentro del mismo Workspace donde ocurre el trabajo. #### Lo que resuelve Los mensajes dejan de estar repartidos entre teléfonos personales. Las respuestas, decisiones y archivos quedan juntos y solo los participantes de la conversación pueden leerlos. #### Cómo se usa Pulsa **Nuevo chat** para conversar directamente con una persona o crear un grupo con integrantes del Workspace que tengan acceso a Chat. El creador del grupo queda como administrador. Al pulsar el nombre del grupo puedes revisar su descripción, integrantes y administradores. Quienes administran el grupo pueden renombrarlo, describirlo, agregar o retirar personas y asignar administradores; el grupo siempre conserva al menos uno. Elige una conversación, escribe y presiona **Enter** para enviar. Usa **Shift + Enter** para agregar una línea. Puedes responder un mensaje, retirar los tuyos o programar uno para una fecha futura. El botón de emoji inserta uno en el punto actual del mensaje; en cada burbuja, el mismo selector permite reaccionar y volver a pulsar una reacción propia la retira. Los mensajes nuevos actualizan la conversación en tiempo real. Si la conexión se interrumpe, Chat vuelve a sincronizar desde la base para no depender de que el socket haya recibido cada evento. #### Privacidad Una conversación directa solo pertenece a sus dos participantes. En grupos, los administradores gestionan quién entra. Los archivos viven en un bucket privado y se entregan mediante ligas temporales.