Documentos
el documento — de quién es, qué es, y cuándo deja de servir
Es para ti si
- Guarda identificaciones, contratos o comprobantes de sus clientes
- Le piden un papel y tiene que buscarlo en el correo o en WhatsApp
- Trabaja con documentos que caducan
- Vuelve a pedirle al cliente algo que ya le había mandado
- Tiene carpetas en la computadora con nombres que nadie más entiende
Documentos
El archivero del negocio: identificaciones, comprobantes, contratos, carátulas y facturas, cada uno colgado de quien es y con la fecha en que deja de servir.
No es una carpeta de Drive
Dos cosas la separan de un almacén de archivos, y las dos son la razón de que exista:
1. Todo documento cuelga de algo. De un cliente, o de la fila de otra App —una póliza, un pedido, un crédito—. Un archivo que no cuelga de nada es lo que hoy vive en una carpeta y nadie encuentra. 2. Los documentos se vencen. Una identificación caduca, un contrato termina, una carátula deja de amparar. Esa fecha es lo que convierte el archivero en una pantalla que hay que abrir, y no en un lugar donde se deja de mirar.
Lo que resuelve
Deja de pedirse dos veces lo mismo. El caso que se repite es pedirle al cliente la identificación que ya había mandado, porque quedó enterrada en un chat de hace cuatro meses. Aquí se busca por su nombre.
Lo que caduca se ve antes. Lo vencido sube hasta arriba solo, y hay un acote de lo que vence en 30 días. Treinta días es lo que tarda en reponerse una identificación o en renegociarse un contrato: avisar el día que vence no sirve de nada.
Cómo se usa
Subir un documento
Subir documento pide el archivo y cuatro datos. Lo mínimo de verdad son dos: el archivo y cómo lo vas a buscar.
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Cómo lo vas a buscar | El nombre con el que lo piensas, no el del archivo. "INE de María Fernanda" |
| Qué es | Identificación, comprobante, contrato, factura, foto u otro |
| De quién es | El cliente. Déjalo en blanco si es del negocio —el acta, la cédula— |
| Cuándo deja de servir | La fecha de caducidad. Vacío si no caduca |
Se aceptan PDF, imágenes y documentos de oficina, hasta 25 MB. Un archivo ejecutable no entra, aunque le cambien la extensión.
Abrirlo
Abrir el archivo genera un enlace que sirve dos minutos y se cierra. No hay direcciones permanentes: una identificación con dirección fija sería un archivo público para quien la copie una vez.
Retirarlo
Retirar del archivero lo saca de la lista y nadie puede volver a abrirlo, ni con un enlace que hubiera guardado antes. El archivo no se destruye, así que un retiro por error se puede deshacer.
Reemplazar un archivo
No se reemplaza: se sube el nuevo y se retira el viejo. Así el historial dice qué había antes, que es justo lo que alguien va a preguntar el día que la póliza no coincida con la carátula.
Quién ve qué
Entra quien tenga la App concedida. Dentro, todo el mundo ve todo: no hay documentos privados por persona. Si hay papeles que solo debe ver quien manda, hoy la forma de lograrlo es no conceder la App.
Lo que todavía no hace
- Avisar por correo cuando algo está por vencer. Hay que abrir la App.
- Versiones del mismo documento: cada archivo es una fila independiente.
- Permisos por documento o por carpeta.
- Vista previa dentro de la App: el archivo se abre en otra pestaña.
Preguntarle al Cerebro por esta lista
Desde Pregúntale al Cerebro, dentro de este Workspace, puedes preguntar por esta información sin abrir la App: cuántos hay y cuáles son.
Puedes acotar por: ya vencieron; vencen en treinta días; del negocio y no de un cliente; identificaciones; comprobantes; contratos; facturas; fotos; de otro tipo.
También puedes buscar por nombre del documento, cliente o nota: dile un nombre y te acota a eso.
Se puede ordenar por nombre, por cliente, del que vence primero al último, del más reciente al más viejo.
La respuesta trae cuántos son y hasta veinte renglones; si hay más, te lo dice y te manda aquí para verlos todos. No es un volcado: enseña solo unas cuantas columnas, no todo lo que la App guarda.
Solo acota por lo que esta lista sabe acotar. Si pides un filtro que no existe, te dice cuáles hay en vez de darte la lista completa fingiendo que lo aplicó. Necesitas Documentos instalada y permiso para abrirla; si no, te lo dice y no te enseña ninguna cifra.
Con qué se confunde
Facturación EMITE el CFDI y lo timbra. Documentos solo guarda archivos que ya existen, incluida la factura de un proveedor que llegó por correo.
Clientes guarda quién es la persona —su teléfono, su historial—. Documentos guarda sus papeles y cuándo caducan.
En el Chat los archivos viajan dentro de una conversación y se pierden al desplazarse. Aquí el documento cuelga de un cliente o de un trámite, y se busca por nombre.